I det følgende vises en oversigt over lokalmenuen og kartotekskortet for drift/vedligeholdelse. Lokalmenuen vises i hovedmenuen, når kartoteket åbnes.

 

 

 

Lokalmenu:

 

●     Bogholderi

●     Rapporter

●     Rekvisitioner

●     Eftersyn

●     Vedligeholdelsesplan

●     Pristalsregulering

●     Felter

●     Lister

●     Kartotek

 

Bogholderi:

Følgende funktioner vedrører bogholderiet.

 

Budgetkladde                     - Opsætning af det antal budgetkladder, der ønskes til rådighed.

Åbn                                       - Indtast budgettal i budgetkladde og bogfør.

Afstem                                  - Afstem disponerede og anviste beløb for et regskabsår.

Anvis                                     - Anvis beløb fra rekvisitioner.

Automatisk budget             - Indsæt budgettal for et regskabsår på basis af materialepriser.

Oprydning                            - Slet gamle regnskabsår.

Slet ALT                                - Slet alle regnskabsår.

 

Rapporter:

Følgende rapporter er udtræk fra bogholderiet.

 

Rekvisitionsoversigt          - Print oversigt over rekvisitioner.

Fakturaoversigt                   - Print oversigt over faturaer.

Dispositionsregnsk.          - Print dispositionsregnskab med budgettal, disponerede og anviste beløb.

Driftsbudget                         - Print 10- eller 20-årige driftsbudgetter.

Materialebudget                  - Print 10- eller 20-årige materialebudgetter.

Diverse                                 - Print egne rapporter.

 

Drifts- og materialebudget er 2 forskellige former for langtidsbudget: (1) Budget fra bogholderiet vist på (F)Bogholderi - (F)Budget og (2) Budget baseret på materialepriser for aktiviteterne vist på (F)Aktivitet.

 

Rekvisitioner:

Rekvisitionerne håndteres under dette punkt. Rekvisitioner kan oprettes og slettes og man kan gennemse eksisterende rekvisitioner.

 

Ny                                          - Opret og udskriv en ny rekvisition.

Åbn                                        - Åbn eksisterende rekvisition.

Slet                                        - Fjern en rekvisition fra databasen.

Standard                              - Rediger standardrekvisition.

 

Eftersyn:

Her oprettes eftersyn for det nye år. Der kan udskrives checklister til brug ved eftersyn. Der kan endvidere udskrives journaler, når resultatet af eftersynet er blevet registreret.

 

Opret                                    - Opret og forbered eftersyn for et givet år.

Checkliste                           - Udskriv checkliste for en given periode.

Journal                                 - Udskriv journal for udførte eftersyn.

 

Vedligeholdelsesplan:

I dette punkt udskrives vedligeholdelsesplanerne og aktivitetsplanerne. Der kan endvidere udskrives bygningsbeskrivelser samt udskrives specifikationer til brug ved indhentning af entreprisetilbud.

 

Vedligehold.plan              - Udskriv 10-årige vedligeholdelsesplaner.

Aktivitetsplan                     - Udskriv aktivitetsplan for året.

Bygningsbeskrivelse       - Udskriv bygningsbeskrivelse.

Entreprise                          - Udskriv specifikationer til indhentning af entreprisetilbud.

 

Pristalsregulering:

Her ajourføres priserne for de aktiviteter, der kører med pristalsregulering.

 

Felter:

I dette punkt findes muligheden for automatisk at udfylde felter i kartoteket.

 

Udfyld felter                       - Kopier felt eller indsæt automatisk information på mange aktiviteter.

 

Lister:

Udskriv diverse lister.

 

Kalender/Alarm               - Udskriv kalender eller alarmer.

Diverse                             - Udskriv egne lister.

 

Kartotek:

Her oprettes og slettes aktiviteterne og standarderne for drift/vedligeholdelse.

 

Opret kartotekskort         - Opret nye aktiviteter.

Opret standard                - Opret ny standard for en aktivitet.

Slet kartotekskort            - Slet en aktivitet fra databasen.

 

 

Herefter følger en oversigt over kartoteket for drift/vedligeholdelse.

 

(F)Aktivitet

Her indtastes en forklarende tekst til Bygningsdelsgruppe/Bygningsdel/Materiale/Aktivitet. Sagsoplysninger, Vedligeholdelsesgruppe, Håndværksgruppe, Prioritet, Priskode samt Prisreguleringskoder ajourføres under Opsætning - Administration - Drift/vedligeholdelse. Afkryds feltet ’Eftersyn’ for den aktuelle aktivitet, hvis lokalmenupunktet Drift/vedligeholdelse - Eftersyn ønskes anvendt. Afkryds feltet ’Budget’ for den aktuelle aktivitet, hvis lokalmenupunkterne Drift/vedligeholdelse - Vedligeholdelsesplan/Langtidsbudget ønskes anvendt. Endvidere vil funktionen Drift/vedligeholdelse - Bogholderi - Automatisk budget kun blive udført på aktiviteter med afkrydsning i feltet ’Budget’.

 

Ved benyttelse af prisregulering indtastes ’Begyndelsesdato’ og den til datoen hørende ’Enhedspris’. Under reguleringskørslen indsættes automatisk kørselsdatoen i feltet ’Reguleringsdato’ og den korrigerede pris indsættes i feltet ’Enhedspris’ under ’Budget pr. gang:’.

 

Til beskrivelse af aktivitetshyppigheden indtastes de 3 parametre ’Begyndelsesdato’, ’Interval(måneder)’ og ’antal gange’. Ved forsinkelse af en aktivitet kan eventuelt anvendes ’Oprindelig begyndelsesdato’. De 3 parametre bruges til fastlæggelse af regelmæssige eftersyn og/eller fastlæggelse af forebyggende vedligeholdelse.

 

Under ’Budget pr. gang’ anføres materialemængden som, når den bliver multipliceret med enhedsprisen giver prisen for den forebyggende vedligeholdelse. Der er plads til at anføre dato, mængde og pris sidste gang aktiviteten blev udført.

 

(F)Leverandør

Hvis man ønsker at have oplysninger om leverandøren ved hånden, kan man her referere direkte til Kreditorkartoteket. Man indtaster blot kreditornummeret. Man kan have produktoplysninger stående og man kan indtaste diverse oplysninger. Det er muligt at placere indskannet korrespondance såvel som billeder her.

 

(F)Kalender

Her indtastes alarmmeddelelser. Der er et notatfelt til rådighed.

 

(F)Beskrivelse

Her findes et notatfelt til fri indtastning af bygningsbeskrivelsen.

 

(F)Eftersyn

 

(F)Plan

Her findes planen for eftersyn med eftersynsdato i feltet ’Planlagt’. Oprettelsen af planen sker med funktionen Drift/vedligeholdelse - Eftersyn - Opret. Planen er basis for udskriften af checklisten. Når eftersynet er udført, skal der kvitteres med dato i feltet ’Udført’ og initialer. En bemærkning kan også anføres.

 

(F)Journal

Dette er et notatfelt, som kan anvendes, hvis der ikke er plads i bemærkningen under (F)Plan.

 

 

(F)Bogholderi

 

(F)Budget

Her har vi dispositionsregnskabet for den enkelte aktivitet. Vi har en linie for hvert år med

 

År:                         Årstal.

Budget:                Budgettal som er enten driftsbudget eller materialebudget.

Rekvireret:          Det samlede beløb fra rekvisitionerne det pågældende år.

Anvist:                  Det samlede anviste beløb det pågældende år.

Disponibelt:        Budgettal minus rekvireret beløb.

% disponeret:     Det rekvirerede beløb i procent af budgettallet.

 

Man kan vælge at anvise efter 2 forskellige metoder. Metoden vælges i den Sag, som aktiviteten er koblet på. Se Opsætning - Administration - Drift/vedligeholdelse - (F)Sag. Vælg ’Autoanvisning’ til ’ja’, hvis anvisningen skal udgøres af fakturabeløb, som bogføres via ejendommens kassekladde. Vælg ’Autoanvisning’ til ’nej’, hvis anvisningen skal foregå v.hj.af funktionen Drift - Bogholderi - Anvis. Anvisningen sker her ved indtastning af anvisningsbeløbet på den enkelte rekvisition.

 

(F)Rekvisitioner

Her ses de registrerede rekvisitioner med dato, rekvisitionsnummer, beskrivelse, rekvireret beløb, evt. anvist beløb mm.

 

(F)Posteringer

Her ses bogførte fakturaer med dato, fakturanummer, bilagsnummer, kontonummer, tekst, beløb mm. Ved at dobbeltklikke på en post vises hele bilaget i et særskilt vindue. Ved at klikke på højre musetast fremkommer en menu, hvorfra man kan vælge zoom-funktionen, som viser posterne i et større vindue.