Her forklares hvordan man udsender mails til en gruppe mailadresser i de forskellige kartoteker. (For modtagne E-mails der ønskes gemt i EG Stratos database henvises til Scanning af billeder/korrespondance). Man kan vælge at medsende en fast fil eller et flettebrev. Vælg blandt følgende punkter:

 

●     Funktion - E-mail - E-mail til selskab

●     Funktion - E-mail - E-mail til ejendom

●     Funktion - E-mail - E-mail til lejer

●     Funktion - E-mail - E-mail til medlem

●     Funktion - E-mail - E-mail til kreditor

●     Administrator - (F)Adresser

●     Selskab - E-mail

●     Selskab - (F)Adresser

●     Ejendom - E-mail

●     Ejendom - (F)Adresser

●     Lejemål - E-mail

●     Medlem/venteliste - E-mail

●     Medlem/venteliste - Aktiviteter - E-mail

●     Kreditor - E-mail

 

Indtast den egentlige mailtekst i skrivefeltet nederst i det nye vindue. Sørg i øvrigt for at den udgående mailserver (SMTP-server) er korrekt sat op i punktet Opsætning - System - E-mail.

 

Generelt:

  

I fanebladet 'Normal mail' indtastes mailteksten direkte og der er ingen typografiske valgmuligheder. Ønskes teksten formatteret, kan den kopieres fra et tekstredigeringsprogram med CTRL+C og CTRL+V. Benyt vedhæftede filer, hvis der skal sendes megen information. Ved brug af flettebreve konverteres worddokumenter til PDF-format og vedhæftes som PDF-filer. Hvis der vedhæftes dokumenter af typen '.doc', konverteres disse ligeledes til PDF-format og vedhæftes som PDF-filer.

 

Hvis der som logo er valgt et word dokument, kan mailteksten skrives i dokumentet i stedet for i mailtekstfeltet. Dobbeltklik på mailtekstfeltet for at åbne word dokumentet.

 

Lejere/medlemmer uden mailadresse:

 

Når der udsendes mails til lejere/medlemmer og der i maillisten findes lejere/medlemmer, der ikke har nogen mailadresse (ses ved manglende markering), er det muligt at udskrive flettebreve på printeren. Til dette formål bruges fanebladet 'Udskrivning'. Udkriftsfunktionen vil her medtage alle lejere/medlemmer, der IKKE er markeret. Udskriftsfunktionen er en selvstændig funktion, der IKKE forudsætter, at der er udsendt mails til de markerede lejere/medlemmer.

   

Emne:

Der SKAL indtastes et emne for mailen.

 

Vedhæft:

Vælg mellem <Ingen>, Fil og Flettebrev.

 

Filnavn:

Med valget Vedhæft: Fil indsættes her v.hj.af den tilhørende åbningsmenu den fil, som skal vedhæftes mailen. Med valget Vedhæft: Flettebrev indsættes her v.hj.af den tilhørende åbningsmenu den word-skabelon, som skal danne grundlag for flettebrevet. Filer af typen '.doc' bliver konverteret til typen '.pdf' og vedhæftet som PDF-filer. Flettebreve bliver ligeledes konverteret til typen '.pdf' og vedhæftet som PDF-filer.  

 

Send mail:

Med denne funktion iværksættes masseudsendelsen af mails til de i maillisten afkrydsede adressater.

   

 

Funktion - E-mail - E-mail til selskab.

 

Vælg selskab.

 

Hent mailliste:

Maillisten udfyldes med en linie pr. selskab. Det viste afkrydsningsfelt for hvert selskab er afkrydset, hvis selskabet har en gyldig mailadresse (se feltet E-post i (F)Selskab - (F)Navn). Man kan styre afkrydsningen med et dobbeltklik på linien.

 

 

Funktion - E-mail - E-mail til ejendom.

 

Vælg selskab og ejendom.

 

Hent mailliste:

Maillisten udfyldes med en linie pr. ejendom. Det viste afkrydsningsfelt for hver ejendom er afkrydset, hvis ejendommen har en gyldig mailadresse (se feltet E-post i (F)Ejendom - (F)Navn). Man kan styre afkrydsningen med et dobbeltklik på linien.

 

 

Funktion - E-mail - E-mail til lejer.

 

Vælg selskab, ejendom og lejemål.

 

Type:

Vælg eventuelt type.

 

Status:

Vælg eventuelt status.

 

Hent mailliste:

På basis af de ovenfor anførte valg udfyldes Maillisten med en linie pr. lejer. Det viste afkrydsningsfelt for hver lejer er afkrydset, hvis lejeren har en gyldig mailadresse (se feltet E-post i (F)Lejer - (F)Navn). Man kan styre afkrydsningen med et dobbeltklik på linien.

 

 

Funktion - E-mail - E-mail til medlem.

 

Vælg selskab og medlem.

 

Type:

Vælg eventuelt type.

 

Status:

Vælg eventuelt status.

 

Faggruppe:

Vælg eventuelt faggruppe.

 

Aktivitet:

Vælg eventuelt aktivitet. Aktiviteterne er defineret i det enkelte selskab. Det er derfor kun muligt at selektere på aktivitet, hvis der er valgt et bestemt selskab. Brug Delete-tasten til at fortryde en valgt aktivitet.

 

Hent mailliste:

På basis af de ovenfor anførte valg udfyldes Maillisten med en linie pr. medlem. Det viste afkrydsningsfelt for hvert medlem er afkrydset, hvis medlemmet har en gyldig mailadresse (se feltet E-post i (F)Medlem). Man kan styre afkrydsningen med et dobbeltklik på linien.

 

 

Funktion - E-mail - E-mail til kreditor.

 

Vælg kreditor.

 

Hent mailliste:

Maillisten udfyldes med en linie pr. kreditor. Det viste afkrydsningsfelt for hver kreditor er afkrydset, hvis kreditoren har en gyldig mailadresse (se feltet E-post i (F)Kreditor). Man kan styre afkrydsningen med et dobbeltklik på linien.

 

 

Administrator - (F)Adresser.

 

I administratorkartoteket vælges (F)Adresser samt den ønskede adresseliste. Højreklik i tabellen for at åbne lokalmenuen og vælg E-mail. Herefter kan der sendes mails til de adresser, der er vist.  

 

 

Selskab - E-mail.

 

Funktionen er identisk med Funktion - E-mail - E-mail til selskab.

 

 

Selskab - (F)Adresser.

 

I selskabskartoteket vælges (F)Adresser samt den ønskede adresseliste. Højreklik i tabellen for at åbne lokalmenuen og vælg E-mail. Herefter kan der sendes mails til de adresser, der er vist.  

 

 

Ejendom - E-mail.

 

Funktionen er identisk med Funktion - E-mail - E-mail til ejendom.

 

   

Ejendom - (F)Adresser.

 

I ejendomskartoteket vælges (F)Adresser samt den ønskede adresseliste. Højreklik i tabellen for at åbne lokalmenuen og vælg E-mail. Herefter kan der sendes mails til de adresser, der er vist.  

 

   

Lejemål - E-mail.

 

Funktionen adskiller sig kun fra Funktion - E-mail - E-mail til lejer ved at der sendes mails til lejerne i en bestemt ejendom.

 

 

Medlem/venteliste - E-mail.

 

Funktionen adskiller sig kun fra Funktion - E-mail - E-mail til medlem ved at der sendes mails til medlemmerne i et bestemt selskab.

 

 

Medlem/venteliste - Aktiviteter - E-mail.

 

Funktionen adskiller sig fra ovenstående ved at der kun sendes mails til medlemmer, der er tilknyttet en bestemt aktivitet.

 

 

Kreditor - E-mail.

 

Funktionen er identisk med Funktion - E-mail - E-mail til kreditor.