Huslejeopkrævning

Vælg blandt følgende punkter i hovedmenuen:

● Funktion - Husleje - Opkrævningskort

● Funktion - Husleje - E-Faktura

● Funktion - Husleje - E-mail

● Funktion - Husleje - PTG

● Funktion - Husleje - PBS (0601)

Det gælder for denne kørsel, at de opkrævede poster lægges hen i lejemålets (F)Opkrævning - (F)Til bogføring med en bogføringsdato, der er den første dag i den måned, der vælges. Bogføringen kan senere udføres v.hj.af Funktion - Massebogføring - Husleje. Bemærk at de betingelser, der skal være opfyldt, for at en lejer bliver medtaget, er de samme som i kontrollisten Funktion - Husleje - Opkrævningsspecifikation ved valg af Opkrævning.

Opkrævningskort.

Alle lejemål medtages hvis felterne for selskab, ejendom og lejemål er tomme. Vælg måned og år. EG Strato benytter den første dag i den valgte måned som kontroldato.

Vælg antal måneder. Posterne for de valgte måneder lægges til bogføring.

Afkryds Ordinær og vælg Formular.

Ved tryk på Prøve vises opkrævningskortene på skærmen og der lægges INGEN poster til bogføring. Ved tryk på Print udskrives opkrævningskortene og posterne lægges til bogføring.

E-Faktura.

Følg følgende procedure (NemHandel se herunder):

● E−Faktura husleje: Tryk på Dan poster

● E−Faktura opkrævning: Udfyld menufelterne og tryk på Kontrol

● E−Faktura opkrævning: Tryk på Start (posterne lægges til bogføring)

● E−Faktura opkrævning: Tryk på Luk

● E−Faktura husleje: Tryk på Send

● Send E−Fakturaer: Indtast Brugernavn og Adgangskode. Tryk på Start

● Send E−Fakturaer: Tryk på Følgeseddel

● Send E−Fakturaer: Tryk på Luk

● E−Faktura husleje: Tryk på Luk

E-mail.

Følg følgende procedure:

● E−mail husleje: Tryk på Dan poster

● E−mail opkrævning: Udfyld menufelterne og vælg formular

● E−mail opkrævning: Tryk på Start (der dannes pdf-opkrævningsfiler og posterne lægges til bogføring)

● E−mail opkrævning: Tryk på Luk

● E−mail husleje: Tryk på Send

● Send opkrævning som E−mail: Indtast Emne og mailtekst. Tryk på Send mail

● Send opkrævning som E−mail: Tryk på Luk

● E−mail husleje: Tryk på Luk

PTG.

Følg følgende procedure:

● PTG husleje: Tryk på Dan poster

● PTG opkrævning: Udfyld menufelterne og tryk på Kontrol

● PTG opkrævning: Tryk på Start (posterne lægges til bogføring)

● PTG opkrævning: Tryk på Luk

● PTG husleje: Tryk på Overfør til fil

● Dan fil til PTG: Tryk på OK. Følgesedlen kommer op på skærmen

● PTG husleje: Tryk på Luk

PBS (0601).

Vælg PBS-systemet Total/Basis. Følg følgende procedure:

● PBS husleje (0601): Tryk på Dan poster

● PBS opkrævning: Udfyld menufelterne og tryk på Kontrol

● PBS opkrævning: Tryk på Start (posterne lægges til bogføring)

● PBS opkrævning: Tryk på Luk

● PBS husleje (0601): Tryk på (A)Overfør til fil eller (B)Send fil

● (A)Dan fil til PBS: Tryk på OK. Følgesedlen kommer op på skærmen

● (B)Send fil til PBS: Tryk på Følgeseddel. Tryk på Start (filen sendes). Tryk på Luk

● PBS husleje (0601): Tryk på Luk

Når der er valgt HTTP/S kommunikation med PBS, benytter EG Strato funktionen (A)Overfør til fil. Fra PBS-webstedet skal filen herefter af administrator overføres til PBS. Når der er valgt SFTP kommunikation med PBS, benytter EG Strato funktionen (B)Send fil. EG Strato gennemfører i denne funktion selv afsendelsen af filen til PBS. Ved brug af Basis systemet medtages de lejere, der har et aftalenummer i feltet ’PBS aftalenummer’ i (F)Opkrævning - (F)Generelt. Der udskrives opkrævningskort til de lejere, der ikke har noget aftalenummer. Den automatiske ajourføring af aftalenummer og opkrævningsmetode foregår med følgende punkt i hovedmenuen:

● Funktion - Husleje - PBS aftaler (0603)

Bruges Total systemet, vil Funktion - Husleje - PBS aftaler (0603) blot registrere aftalenummeret i lejemålskartoteket.

Når PBS har modtaget en fil, returneres en kontroloplysning i form af en kvitteringsfil. Med SFTP kommunikation har man adgang til denne fil fra punktet Funktion - Husleje - PBS kvittering i hovedmenuen.

Generelt.

I selskabets (F)Opkrævning - (F)Opkrævning skal feltet ‘Lejer: Kreditornr.’ udfyldes, når der køres med opkrævningskort, E Faktura eller PTG. Når PBS benyttes, skal felterne ‘Lejer: PBS nr.’, ‘Lejer: Deb.gr. nr.’ og ‘Lejer: Reg/kontonr.’ udfyldes. Bemærk at de tilsvarende felter findes i ejendomskartoteket. OPLYSNINGER I EJENDOMSKARTOTEKET OVERSTYRER OPLYSNINGER I SELSKABSKARTOTEKET. Man kan overordnet placere oplysningerne i administratorkartoteket og lade felterne i selskaber og ejendomme stå tomme.

Særlige forhold.

(a) PBS (0601):

Følgende EAN-service er nedlagt pr. 31-12-2012. Anvend i stedet E-Faktura.

Huslejeopkrævninger til offentlige myndigheder kræver brug af EAN-lokationsnumre. Opkrævningen sendes via Datascanning A/S, Læsind Service, der har det særlige postnummer 0555. Oplysningerne skal placeres i lejemålets (F)Opkrævning - (F)Generelt, hvor de 4 linier for opkrævningsadressen, postnr. og by udfyldes som følger:

Debitors navn

EAN-lokationsnummer

Læsind Service

0555 Scanning

(b) E-Faktura/NemHandel:

Denne opkrævningsform er specielt beregnet på offentlige myndigheder, idet kørslen forudsætter at der er indtastet et gyldigt 13-cifret EAN lokationsnummer i feltet ’EAN nr.’ i lejemålskartotekets (F)Opkrævning - (F)Generelt. Indtast også lejers kontaktperson i feltet 'Tillægsmed./kontakt'. Endvidere skal feltet ’Opkrævningsmetode’ være sat til E-Faktura. EG Strato genererer opkrævningerne i OIOUBL-format og med en betalingsidentifikation, der svarer til et type 71 indbetalingskort. EG Strato sender OIOUBL-filerne til en VANS-operatør. Ved brug af NemHandel (Se Opsætning - Administration - Automatisk opkrævning ) vil EG Strato placere fakturafilerne i opkrævningsmappen. Opsætningen NemHandel bruges som fællesindstilling for brug af NemHandel, Sproom oa.

Opkrævningskortene placeres som pdf-filer i Mappe for Opkrævning som angivet i hovedmenuens Opsætning - Administration - Automatisk opkrævning under E-mail. Samtidigt registreres filerne automatisk som kopi i en undermappe til Brevmappen, som angivet i ejendomskartoteket under (F)Ejendom - (F)Dokumenter. Undermappen er årsbestemt og vil for 2011 hedde \Faktura\2011. Filnavnet genereres automatisk og vil indeholde lejernummer og dato. Opkrævningskortet vedhæftes den mail, som sendes. Når mailen er sendt, flyttes opkrævningskortet til Mappe for Brugte filer og vil ikke længere være at finde i Mappe for Opkrævning. E-mail opsætningen foregår under Opsætning - System - E mail.

Det kan være ønskeligt at slette en opkrævning fra lejemålets (F)Opkrævning - (F)Til bogføring før den bliver bogført. Man skal i givet fald starte EG Strato som ‘supervisor’ for at få adgang til at slette linier i denne tabel.