Åben det aktuelle lejemål og vælg mellem følgende punkter fra hovedmenuen:

 

●     Lejemål - Opkrævning - Indbetalingskort

●     Lejemål - Opkrævning - PBS totalsystem

●     Lejemål - Opkrævning - E-Faktura

●     Lejemål - Opkrævning - E-mail

 

Almindelig opkrævning bruges, når man ønsker en almindelig terminsopkrævning, således som den genereres under Funktion - Husleje - Opkrævningskort. I andre tilfælde bruges Individuel opkrævning, f.eks. når lejen for den første måned efter en indflytning, skal opkræves. Når en opkrævning er bogført, kan den udskrives igen med Kopi af opkrævning.

 

Almindelig opkrævning.

 

Måned:

Vælg måned for opkrævning.

 

År:

Vælg år for opkrævning.

 

Hent:

Alle oplysninger til opkrævningen hentes.

 

Kassekladde:

Vælg den kassekladde, som posterne skal overføres til for senere bogføring.

 

Individuel opkrævning.

 

Slet efter overførsel til kassekladde:

Ved afkrydsning af dette punkt vil data i dette vindue blive slettet efter at opkrævningskortet er udskrevet og posterne er overført til kassekladden. I ALMINDELIG OPKRÆVNING SLETTES ALTID EFTER OVERFØRSEL TIL KASSEKLADDEN.

 

Kassekladde:

Vælg den kassekladde, som posterne skal overføres til for senere bogføring.

 

Kopi af opkrævning.

 

Indeværende år:

Vælg blandt opkrævninger posteret i indeværende år.

 

Forrige år:

Vælg blandt opkrævninger posteret i forrrige år.

 

Tidligere:

Vælg blandt opkrævninger posteret tidligere end forrige år.

 

Find:

Oplysningerne findes frem for den valgte opkrævning. Med E-mail findes tidligere registrerede pdf-opkrævningsfiler frem. 

  

Ved tryk på Prøve fremkommer et billede af opkrævningskortet/E Fakturaen på skærmen. Ved tryk på Print udskrives opkrævningskortet og posterne overføres til den valgte kassekladde. Der sker dog ingen overførsel til kassekladde ved Kopi af opkrævning. Med PBS totalsystem trykkes på Dan fil, hvorved PBS filen placeres i mappen for filer til PBS. Med E-Faktura trykkes på Send for at sende opkrævningen til VANS operatøren. Med E-mail trykkes på Start, hvorved der genereres en pdf-fil, som derefter sendes som vedhæftet fil i en e-mail til lejeren. 

 

Bogføringsdato:

Posterne får denne dato ved overførsel til kassekladden.

 

Faktura:

Der indsættes automatisk fakturanummer, hvis fakturanummerserien ikke er blokeret (se hovedmenuens Selskab - Serier).

 

Betalingsdato:

Datoen er valgfri.

 

Betalingsperiode:

Datoperioden er valgfri.

 

Til dækning af/Hovedmeddelelse:

Indtast eventuelt lejemålsadressen men informationen er valgfri.

 

Bemærkning/Tillægsmeddelelse:

Informationen er valgfri.

 

Formular:

Vælg opkrævningsformularen. Standardkortet opsættes i hovedmenuens Opsætning - Administration - Opkrævningskort.

 

Tabel til specifikation:

Indtast kontonummer (restancekontoen er ikke tilladt), tekst og beløb. Med udvidelsesknappen i konto-feltet kan kontonummeret hentes blandt lejemålets konti. Hvis der mangler modkonto til de valgte konti (se lejemålets kontokort), vil der fremkomme en fejlmeddelelse og udskrivningen af opkrævningen kan ikke gennemføres. Hvis der er specificeret moms på en eller flere konti, vil momskonto og beløb automatisk blive indsat, når man flytter markøren ud af tabellen.

 

I alt:

Sammentællingen udføres automatisk.

 

Oplysning til opkrævningen:

Oplysningen er valgfri.

 

NB. PBS totalsystem. I hovedmenuens Opsætning - Administration - Automatisk opkrævning under PBS totalsystem er angivet mappen for opkrævning, hvori EG Strato placerer filen, samt mappen for brugte filer, hvori der placeres en kopi af filen. I ejendoms- eller selskabskartoteket bliver oplysningerne 'PBS nr.', Deb.gr. nr.' og 'Reg/kontonr.' i (F)Opkrævning - (F)Opkrævning anvendt i PBS filen. Når der er valgt HTTP/S kommunikation med PBS, er funktionsknappen benævnt 'Dan fil'. Fra PBS-webstedet skal filen herefter af administrator overføres til PBS. Når der er valgt SFTP kommunikation med PBS, er funktionsknappen benævnt 'Send fil'. EG Strato gennemfører i denne funktion selv afsendelsen af filen til PBS. Når PBS har modtaget en fil, returneres en kontroloplysning i form af en kvitteringsfil. Med SFTP kommunikation har man adgang til denne fil fra punktet Funktion - Husleje - PBS kvittering i hovedmenuen. 

 

NB. E-Faktura. EG Strato placerer opkrævningsfilen (OIOUBL-fil) i en brugt-mappe og sender den til VANS-operatøren. Brugt-mappen og VANS-adressen skal være specificeret i hovedmenuens Opsætning - Administration - Automatisk opkrævning. Der skal være indtastet et gyldigt 13 cifret EAN lokationsnummer i feltet ’EAN nr.’ i lejemålskartotekets (F)Opkrævning - (F)Generelt. Opkrævningen dannes med en betalingsidentifikation, der svarer til et type 71 indbetalingskort. Kreditornummeret, som indgår i betalingsidentifikationen, skal fremgå af feltet 'Opkrævningskort: Lejer: Kreditornr.' i (F)Opkrævning - (F)Opkrævning i selskabet (eller ejendommen). 

    

NB. E-mail. Opkrævningen genereres fra fanebladet Opkrævning. I hovedmenuens Opsætning - Administration - Automatisk opkrævning under E-mail er angivet mappen for opkrævning. Når der trykkes på Start placerer EG Strato opkrævningskortet som pdf-fil i denne mappe. Samtidigt registreres filen automatisk som kopi i en undermappe til Brevmappen, som angivet i ejendomskartoteket under (F)Ejendom - (F)Dokumenter. Undermappen er årsbestemt og vil for 2011 hedde \Faktura\2011. Filnavnet genereres automatisk og vil indeholde lejernummer og dato. Opkrævningen sendes fra fanebladet E-mail. Filnavnet på opkrævningen vil man se i det øverste filnavnefelt. I alt 4 filer kan vedhæftes mailen. Mailen sendes ved tryk på Send mail. Når mailen er sendt, flyttes pdf-filen til mappen for brugte filer og vil ikke længere være at finde i mappen for opkrævning. E-mail opsætningen foregår under Opsætning - System - E mail. NB. Man kan lave en opkrævning, uden at man behøver at sende en e-mail. NB. Man kan sende en e-mail uden vedhæftet opkrævningsfil.