I dette afsnit gennemgås indtastning af budgetposter. Oprettelse af en budgetkassekladde er forklaret i det tidligere afsnit. Man åbner kassekladden ved i selskabskartoteket at vælge feltet Navn i (F)Bogholderi - (F)Kassekladde. Brug udvidelsesknappen til at vise en oversigt over alle kassekladderne. Vælg en kladde ved tryk på ENTER eller dobbeltklik. Hvis kladden er en budgetkassekladde, fremkommer der nu et nyt billede, der er beregnet til indtastning af budgetposter. Se budgetposter for drift/vedligeholdelse herunder.

 

Indtastningen foregår til dels som indtastningen i en almindelig kassekladde. Når man med PIL NED går ned på første tomme linie, indsættes automatisk Dato, Bilag, Gentag og Til dato.

 

Dato:

Indtast startdato for posten. Dette vil normalt være den første dag i regnskabsåret.

 

Bilag:

Brug bilagsnummeret, hvis det ønskes. Systemet forlanger ikke bilagsnummer.

 

Konto:

Indtast kontonummer. Det kan eventuelt hentes via udvidelsesknappen.

 

Ejendom:

Hvis indtastningen vedrører et ejendomsbudget, skal ejendomsnummeret indtastes her. Det kan eventuelt hentes via udvidelsesknappen.

 

Tekst:

Indtast valgfri posttekst.

 

Beløb:

Indtast beløbet. Positive beløb for debetposter og negative beløb for kreditposter.

 

Gentag:

Vælg ‘måned’, ‘kvartal’, ‘halvår’ eller ‘år’. Det indtastede beløb vil indgå som henholdsvis månedsbeløb, kvartalsbeløb, halvårsbeløb eller årsbeløb.

 

Til dato:

Indtast slutdatoen for posten. Dette vil normalt være den sidste dag i regnskabsåret.

 

Momskode:

I givet fald kan man få udregnet budgetmoms ved angivelse af en momskode.

 

Modkonto:

I givet fald kan man få genereret en budgetpost på en modkonto ved angivelse af denne. SYSTEMET FORLANGER IKKE NOGEN MODKONTO.

 

Kontonavn:

Udfyldes automatisk af systemet.

 

Modkonto:

Udfyldes automatisk af systemet.

 

Posttype:

Vælg eventuelt en posttype.

 

Postart:

Systemet vælger automatisk ‘Budget’. Der er mulighed for i stedet at vælge ‘Revision 1’,  ‘Revision 2’, ‘Revision 3’ eller ‘Revision 4’. Der er endnu ikke knyttet særlige funktioner til revisionerne.

 

Antal:

Indtast eventuelt et antal.

 

 

Eksempel:

 

En budgetteret huslejeindtægt i ejendom nr. 1 på kr. 50.000,- pr. måned i hele regnskabsåret 1999 vil se således ud ved brug af huslejekonto nr. 1110

 

Dato                         01-01-1999

Konto                       1110

Ejendom                 1

Tekst                        Huslejeindtægt

Beløb                        -50.000,00

Gentag                     måned

Til dato                     31-12-1999

 

 

Automatisk - Generer poster automatisk:

 

Der findes automatik til at indsætte konti og datoer samt eventuelt ejendomsnummer.

 

Indtast første kontonummer og sidste kontonummer i det ønskede interval.

 

Indtast første dato og sidste dato i datointervallet. Systemet foreslår selv hele regnskabsåret.

 

Indtast ejendomsnummer, hvis budgetposterne skal gælde en bestemt ejendom.

 

Tryk på Udfør for automatisk udfyldelse af kassekladden. I denne funktion vil Gentag blive sat til ‘måned’.

 

Herefter skal man så indtaste beløbene til alle kontiene.

 

 

Budget - Hent sidste års budget:

 

Såfremt årets budget kan dannes udfra en beregning af sidste års budget, er det denne funktion, der skal anvendes.

 

Hvis kun en del af sidste års budget skal anvendes, indtastes første kontonummer og sidste kontonummer i det ønskede interval.

 

Ved tryk på Hent indlæses sidste års budgetposter.

 

Hvis en beregning ikke skal gælde for alle budgetposter, indtastes første kontonummer og sidste kontonummer i det ønskede interval.

 

Indtast en reguleringsprocent og tryk på Beregn for ændring af beløbene.

 

 

Regnskab - Hent sidste års regnskab:

 

Såfremt årets budget ønskes dannet udfra en beregning af sidste års regnskabstal, er det denne funktion, der skal anvendes.

 

Indtast første kontonummer og sidste kontonummer i det ønskede interval.

 

Indtast ejendomsnummer, hvis budgetposterne skal gælde en bestemt ejendom.

 

Ved tryk på Hent indlæses en post for hvert månedstal, der findes i sidste års regnskab. Datoen for budgetposten findes som første dag i den periode, hvor månedstallet er fundet plus 1 år. Almindeligvis vil der blive dannet 12 poster (månedsposter) for hver konto.

 

Hvis en beregning ikke skal gælde for alle budgetposter, indtastes første kontonummer og sidste kontonummer i det ønskede interval.

 

Indtast en reguleringsprocent og tryk på Beregn for ændring af beløbene.

  

  

Bogføring af budgetkassekladden:

 

Tryk på Rapport for at få bogføringsrapporten vist på skærmen. SØRG FOR AT PRINTE DEN PÅ SKÆRMEN VISTE RAPPORT.

 

Tryk på Bogfør.

 

Herefter kan budgettet med afvigelser til det nuværende regnskab ses i selskabs- og ejendomskartotekets (F)Bogholderi - (F)Budget.

 

 

Drift/vedligeholdelse.

 

Vælg fra hovedmenuen

 

●     Drift/vedligeholdelse - Bogholderi - Åbn

 

Når man med PIL NED opretter en ny linie i kladden kopieres År automatisk fra forrige linie.

 

Brug udvidelsesknappen i feltet Navn for at få en oversigt over de kladder, der kan vælges imellem. Vælg en kladde ved tryk på ENTER eller dobbeltklik.

 

År:

Indtast årstal for budgettet.

 

Selskab:

Indtast selskab.

 

Ejendom:

Indtast ejendom.

 

Aktivitet:

Indtast aktiviteten, som består af 2 felter. Brug udvidelsesknappen for at få en oversigt over alle aktiviteter. Vælg aktivitet ved tryk på ENTER eller dobbeltklik. Selskab og ejendom vil i dette tilfælde automatisk blive udfyldt.

 

Budget:

Indtast budgettallet for det valgte år.

 

 

Hent automatisk:

 

Der findes automatik til at indsætte alle aktiviteter fra en ejendom. Vælg Selskab, Ejendom og År. Tryk på Udfør for automatisk udfyldelse af budgetkladden.

 

Herefter skal man så indtaste budgettallene.

 

 

Registrering af budgetkladden:

 

Tryk på Rapport for at få registreringsrapporten vist på skærmen. SØRG FOR AT PRINTE DEN PÅ SKÆRMEN VISTE RAPPORT.

 

Tryk på Registrer.

 

Herefter kan budgettet ses i kartotekets (F)Bogholderi - (F)Budget.

 

NB. Der kan kun lægges budget ind på aktiviteter, der har afkrydsning af feltet ’Budget’ i (F)Aktivitet.

 

 

Alternative budgetmetoder for Drift/vedligeholdelse.

 

Der findes 3 alternative metoder til automatisk indsættelse af budgettal på en hel ejendom. For alle 3 metoder gælder at allerede eksisterende budgettal for det valgte år, vil blive erstattet med nye. Vælg fra hovedmenuen

 

●     Drift/vedligeholdelse - Bogholderi - Automatisk budget - Overfør saldo

●     Drift/vedligeholdelse - Bogholderi - Automatisk budget - Procentregulering

●     Drift/vedligeholdelse - Bogholderi - Automatisk budget - Prisbudget

 

Overfør saldo.

 

Med denne metode overføres den del af det tidligere års budget, som endnu ikke er disponeret. Beløbet findes i kolonnen ’Disponibelt’ i (F)Bogholderi - (F)Budget.

 

Aktivitet:

Afgræns eventuelt på aktiviteter i ejendommen.

 

Nyt år:

Indtast det år, som det nye budget skal gælde for.

 

Tryk på Rapport for at få vist de nye budgettal på skærmen. SØRG FOR AT PRINTE DEN PÅ SKÆRMEN VISTE RAPPORT.

 

Tryk på Start for indlæggelse af de nye budgettal. Se resultatet i (F)Bogholderi - (F)Budget.

 

Procentregulering.

 

Med denne metode beregnes det nye budgettal som en procentforhøjelse (eller procentformindskelse) af det tidligere års budget. Beløbet findes i kolonnen ’Budget’ i (F)Bogholderi - (F)Budget.

 

Aktivitet:

Afgræns eventuelt på aktiviteter i ejendommen.

 

Nyt år:

Indtast det år, som det nye budget skal gælde for.

 

Procent:

Indtast procentsatsen.

 

Tryk på Rapport for at få vist de nye budgettal på skærmen. SØRG FOR AT PRINTE DEN PÅ SKÆRMEN VISTE RAPPORT.

 

Tryk på Start for indlæggelse af de nye budgettal. Se resultatet i (F)Bogholderi - (F)Budget.

 

Prisbudget.

 

Med denne metode sættes budgettallet lig med ’Pris’ (= mængde * enhedspris) fra (F)Aktivitet. Kun aktiviteter, der har afkrydset ’Budget’ i (F)Aktivitet, vil komme i betragtning.

 

Aktivitet:

Afgræns eventuelt på aktiviteter i ejendommen.

 

Nyt år:

Indtast det år, som det nye budget skal gælde for.

 

Tryk på Rapport for at få vist de nye budgettal på skærmen. SØRG FOR AT PRINTE DEN PÅ SKÆRMEN VISTE RAPPORT.

 

Tryk på Start for indlæggelse af de nye budgettal. Se resultatet i (F)Bogholderi - (F)Budget.