STRATO er et programprodukt til ejendomsadministration. STRATO er udviklet i windows-teknologi, hvilket betyder, at STRATO følger den standardisering, der gælder i betjeningen af tastatur og mus. Menuer og skærmbilleder vil ligeledes følge den standard, der gælder for windows.

 

STRATO skal installeres på computere, der kører med danske versioner af windows. STRATO installeret efter 1. januar 2003 kan ikke køre på maskiner med windows-95, -98 og ME.

 

Kravet til computeren øges med datamængden. Jo flere lejemål jo kraftigere computer. Som processor skal vælges Pentium II eller nyere. Processorhastigheden skal være mindst 400 - 500 MHz. RAM-størrelsen skal være mindst 128 Mb. Ved kørsel i netværk må hastigheden ikke være under 100 Megabits pr. sek.

 

STRATO leveres som version 3 og benævnes også som STRATO 3. STRATO 3 bygger på erfaringer fra STRATO version 1 og 2, der begge er DOS-baseret. Udviklingen af STRATO 3 er gennemført med assistance fra eksisterende brugere, der har ydet ekspertbistand på forskellige områder. For at opnå den ønskede brugervenlighed, har der ligeledes deltaget brugere til godkendelse af udformningen.

 

STRATO kan får i udgaver til 25, 50, 100, 500 lejemål samt i en ubegrænset udgave. Der kan fås licens til et givet antal samtidige brugere. I alle udgaver er der adgang til kartoteker for administrator, selskab, ejendom og lejemål. Som tillægsmoduler kan vælges medlem/venteliste, kreditor og drift/vedligeholdelse. Kartoteket for drift/vedligeholdelse kan fås i udgaver til 100, 200, 400, 1000 aktiviteter samt i en ubegrænset udgave.

 

STRATO er integreret med de danske versioner af Microsoft Word og Microsoft Excel. Sammen udgør disse 3 programmer et avanceret kontorsystem med den højeste grad af automation og med mulighed for at gennemføre det papirløse kontor. Såvel standardbreve som individuelle breve skrives i Word. Budgetter, regnskaber og andre opstillinger udarbejdes i Excel. Overførsel af data fra kartotekerne i STRATO sker herefter automatisk. STRATO installeret efter 1. januar 2006 understøtter ikke Word og Excel i Microsoft Office97 eller ældre.

 

Man får en forklaring til hvordan STRATO anvendes ved at trykke på F1. Herved åbnes for hjælpesystemet. Det har været et mål, at lade hjælpesystemet og betjeningsvejledningen være så ens som muligt.

 

Hjælpesystemet vil forklare mange funktioner ved en rækkefølge af valg. Når et punkt starter med (F), betyder det at valget er et faneblad.

 

Brugervejledningen er inddelt i følgende kapitler:

 

Introduktion

Dette kapitel omhandler slutbrugerlicensaftalen og garantibestemmelser. Dernæst følger generelle oplysninger om STRATO og brugen af denne betjeningsvejledning. Der er en gennemgang af genvejstaster. Og endelig gennemgås de ting, der vedrører installation, ibrugtagning og opdatering af STRATO. Herunder de muligheder der er for at tildele brugerrettigheder.

 

Programopbygning

Her omtales det skærmbillede, som fremkommer, når man har startet STRATO. Foroven ses titellinien, dernæst menulinien og værktøjslinien og nederst statuslinien. Den tomme del af skærmen benyttes, når brugeren åbner forskellige vinduer.

 

Daglige funktioner

Her forklares hvordan man indtaster i kassekladden, hvordan man bogfører og hvordan man genfinder et bilag. Det forklares også hvordan man går ind og finder en lejer og hvordan man udfører en indflytning, en fraflytning og en arkivering. Omkring huslejen vises opkrævningen, betalingen, bogføringen samt rykkerproceduren. Det vises også hvordan huslejen ændres og hvordan man registrerer forbedringer. Der gives eksempel på hvordan kalenderen kan bruges til at lægge en tidsplan. Medlem/ventelisten omtales med afsendelse af tilbudsbreve og afslagsbreve samt opkrævning af kontingent. Det vises også hvordan man arbejder med medlemsaktiviteter. Det forklares endvidere, hvordan man godkender kreditorbetalinger og hvordan man gennemfører betalingerne automatisk. For drift/vedligeholdelse vises hvordan man udfærdiger rekvisitioner.

 

Periodiske funktioner

I dette kapitel omtales funktioner som typisk udføres én gang om året og det er reguleringer for omkostningsbestemt leje, skatter og afgifter, vedligeholdelsessatser, fællesudgifter, antennebidrag, erhverv og forbedringer. Endvidere gennemgås varmeregnskab, vandregnskab og elregnskab samt regulering af aconto beløb. Breve til lejerne vedrørende indvendig vedligeholdelse er medtaget. Indlæsning af vaskeriforbrug til opkrævning omtales. For drift/vedligeholdelse gennemgås proceduren ved eftersyn og udskrift af vedligeholdelsesplaner.

 

Specielle funktioner

For at lette det løbende arbejde er mange arbejdsgange automatiseret. Mange af disse funktioner omtales i dette kapitel. Lejemålstællingen opdaterer statistikken på ejendom og selskab. Der kan overføres bogføringsposter til et eksternt økonomisystem. Der kan indrapporteres til BBR-registeret. Der kan køres kundenummerændring til PBS. Der kan automatisk udfyldes felter i lejemålskartoteket. Der kan flettes data med Excel-regneark og Word dokumenter. Der kan laves simple listeudskrifter. Der er mulighed for at rydde op og fjerne gamle data. Der gennemgås princippet for datakonvertering og indlæsning af data fra den tidligere STRATO version. Endelig forklares hvordan indscannede billeder og korrespondance lagres i STRATO’s database og hvordan der oprettes en låneordning for lejeren.

 

Finansbogholderi

Hovedfunktionerne i STRATO’s finansbogholderi gennemgås. Oprettelse af nyt regnskabsår. Oprettelse af ny konto i kontoplanen. Hvordan man opretter kassekladder og vælger bilagsserier. Hvordan man bogfører budgetposter. Hvordan man foretager renteberegning. Hvordan man laver en afstemning og overfører resultatet til nyt år. Der er en gennemgang af alle rapporterne. Hvordan man sletter gamle regnskabsår. Hvordan man håndterer momskonti. Hvordan man håndterer kreditorkonti. Hvordan man håndterer serier (f.eks. fakturanumre).

 

Opret/slet kartotek

Dette kapitel er specielt tilegnet oprettelse af kartotekskort til selskab, ejendom, lejemål, ventelistekort, kreditor og bygningsprojekter. Også sletning af kartotekskort er vist.

 

Kartoteker

Dette kapitel indeholder en detaljeret gennemgang af alle kartotekerne med den funktionelle opdeling i faneblade og med tilhørende funktioner placeret i lokalmenuer. De eksisterende kartoteker er administrator, selskab, ejendom, lejemål, medlem/venteliste, kreditor og drift/vedligeholdelse.

 

Hovedopsætning

Dette kapitel indeholder en gennemgang af alle opsætningsbilleder i STRATO. Her vedligeholdes de globale tekster og satser, der skal gælde for alle kartoteker. Her vælges de standard Word-formularer, som STRATO skal foreslå i de forskellige udskriftsmenuer. Her tildeler ’supervisor’ brugerrettigheder.

 

Fejlafhjælpning

I dette kapitel er alle kendte fejlsituationer omtalt samt andre situationer, der kræver en bestemt handling før man kan komme videre. Erfaringen viser at computere og printere er meget forskellige. En ting som lykkes på én computer kan muligvis mislykkes på en anden. Derfor er dette kapitel en opsummering er erfaringer, som er gjort på forskellige installationer.

 

Teknisk reference - intern

Dette kapitel indeholder en systematisk gennemgang af hele STRATO’s datasystem. Alle felter i kartotekerne administrator, selskab, ejendom, lejemål, medlem/venteliste, kreditor og drift/vedligeholdelse gennemgås.

 

Teknisk reference - ekstern

Alle formater i forbindelse med dataudveksling med eksterne systemer gennemgås og det er PTG, BANK, PBS, BBR, varmefirmaer, vandfirmaer og vaskerifirmaer. Endelig gennemgås integrationen med Microsoft Word og Microsoft Excel i form af konventioner ved dataoverførsel.

 

Rapportskabeloner

Rapportskabeloner giver administrator mulighed for at definere egne rapporter, hvor formålet er at trække ønskede data ud af STRATOs database. I kapitlet forklares hvordan man definerer en rapport. Det vises også, hvordan man udskriver rapporten. Ved brug af diverse exportformater kan rapporten genereres som en datafil, der derefter kan læses af andre programmer.