Her omtales indtastning i kassekladde, bogføring af kassekladde og til sidst særlige forhold. Indtastning af posteringsdata kan finde sted i 3 forskellige typer kassekladde.

 

●     Indtastning i kassekladde

●     Indtastning i udvidet kassekladde

●     Indtastning i indbetalingskassekladde

 

 

Indtastning i kassekladde.

 

Åben det selskabskartotek eller ejendomskartotek, der skal bogføres i.

 

●     (F)Bogholderi - (F)Kassekladde

●     Hvis kassekladden er tom: Sæt markøren på første tomme linie og tryk på PIL NED

●     Hvis kassekladden IKKE er tom: Sæt markøren på nederste linie og tryk på PIL NED

 

Den nye linie bliver automatisk påført dato og bilagsnummer. Linien er markeret med en stjerne, som viser at linien endnu ikke er gemt og det betyder, at den kan fortrydes med ESC-tasten. Med hovedmenuens Vis - Finansbogholderi - Automatisk modpost kan man slå den automatiske indsættelse af modkontobeløbet til eller fra.

 

Dato:

Datoen er bogføringsdatoen og vælges frit. STRATO vil automatisk foreslå den sidst anvendte dato. Der benyttes et fleksibelt indtastningsformat. Antages at dags dato er 20. februar 2007 vil følgende indtastninger alle resultere i nævnte dato:

   

20

202

2002

20027

200207

20022007

20−2

20−02

20−02−7

20−02−07

20−02−2007

    

Udover deletegnet '-' vil deletegnene '.' og ',' også give en gyldig dato.   

 

Bilag:

Bilagsnummeret påføres automatisk  og styres af det specificerede serieinterval. Bilagsnummeret kan dog vælges frit. Det af brugeren valgte bilagsnummer bliver registreret som det nye serienummer. Systemet foreslår samme bilagsnummer, sålænge balancen <> 0. Systemet foreslår næste bilagsnummer, når balancen = 0. SYSTEMET TILLADER ALENE AT BOGFØRINGSDATOEN VARIERER INDEN FOR BILAGSNUMMER 1 OG DET KUN HVIS BRUGEREN ER SUPERVISOR ELLER HAR FÅET TILDELT DENNE RETTIGHED.

 

Konto:

Vælg blandt følgende: (1) Indtast kontonummer eller del af kontonummer. (2) Vælg udvidelsesknappen og vælg en konto fra kontoplanen. (3) Indtast koden eller del af koden for kontoen, som angivet i kontoplanen. (4) Indtast kontonavn eller del af kontonavn.

 

Ejendom:

Der skal indtastes et ejendomsnummer, hvis posten skal bogføres på en ejendom eller et lejemål. Brug eventuelt udvidelsesknappen, som viser ejendomsoversigten.

 

Tekst:

Posteringsteksten indtastes. Teksten fra forrige post gentages automatisk, sålænge balancen <> 0. For en vilkårlig konto kan systemet bringes til selv at indsætte en standardtekst. Til dette formål udfyldes feltet 'Posttekst' i kontoplanen i Administrator- og Selskabskartoteket. Brug eventuelt udvidelsesknappen for valg af standardtekster (Opsætning - Administration - Generelt - (F)Tekster). Den nævnte 'Posttekst' vil altid stå som første valg blandt standardteksterne. - Til tekst-feltet er der tilknyttet en pop up menu (brug højre museknap). Med denne menu er det muligt, at få vist de i STRATO registrerede bogføringsbilag på de forskellige kartoteker. Indtastning af posteringstekst og beløb kan således lettes ved, at man har bilaget 'ved hånden'. Bogføringsbilagene registreres i menuen Funktion - Korrespondance. Bemærk navnekonventionen for registrerede dokumenter, som siger at dags dato skal indgå i navnet med formatet ÅÅÅÅMMDD. Med den samme bogføringsdato for posten kan STRATO finde det rigtige bilag frem. Se også Vedhæft dokumenter herunder til registrering af scannede bilag.   

 

Debet:

Indtast beløb. Systemet foreslår automatisk det beløb, der bringer balancen i nul.

 

Kredit:

Indtast beløb. Systemet foreslår automatisk det beløb, der bringer balancen i nul.

 

Momskode:

Indtast momskode, når der skal uddrages moms af beløbet. Koden kan vælges efter brug af udvidelsesknappen.

 

Modkonto:

Indtast modkonto (som Konto). Modkontoen kan eventuelt udelades. Hvis der er tale om en kreditorpost, vil modkontoen (kreditorkontoen) automatisk blive påført, når kreditornummeret vælges.

 

Posttype:

Posttypen er valgfri. Dog bør posttypen altid anvendes ved bogføring af huslejeindbetalinger. Indbetalingslisten vil kun medtage manuelt bogførte poster, hvis de har posttypen Betaling eller Betaling, individuel. Når der bogføres kreditorbetalinger, bør man også vælge posttypen Betaling eller Betaling, individuel. Når der bogføres kreditnotaer, bør man vælge posttypen Kreditnota.

 

Postart:

Systemet foreslår altid Realiseret. Vælg Primo, hvis beløbet i saldobalancer skal indgå i primoen og ikke i en månedssaldo. Vælg en af efterposteringerne, hvis der ønskes kontrol med de afsluttende posteringer i året.

 

Lejemål:

Indtast lejemålsnr. og løbenr., hvis posten skal bogføres på en lejer. Brug eventuelt udvidelsesknappen, som viser lejeroversigten.

 

Medlem:

Indtast medlemsnummer, hvis posten skal bogføres på medlem/ventelisten. Brug eventuelt udvidelsesknappen, som viser oversigten.

 

Kreditor:

Indtast kreditornummer, hvis posten skal bogføres på en kreditor. Brug eventuelt udvidelsesknappen, som viser kreditoroversigten. Når kreditornummeret er valgt vil STRATO automatisk påføre kreditorkontoen som Modkonto. ID, Forfaldsdato, Kasserabat og Dato rabat vil ligeledes blive påført automatisk. Brugeren kan finde modkontoen i hovedmenuens Selskab - Kreditorkonti. De øvrige oplysninger stammer alle fra kreditorkartoteket. Den foreslåede rabat er beregnet af det momsfrie beløb. Den anvendte momskode er indtastet under Selskab - Kreditorkonti. Man kan frit bogføre kreditnotaer og rettelser til bogførte fakturaer. Det er imidlertid kun poster med et positivt beløb i kredit, der bliver medtaget i kreditorbetalingskørselen. I Funktion - Kreditorbetaling - Betalingsspecifikation vil poster, der ikke kan betales, blive mærket med 'betaling kan ikke gennemføres'. Se Modbilag herunder for umiddelbar udligning af faktura og kreditnota. I den udvidede kassekladde kan man automatisk få indsat den posteringstekst, der er indtastet i feltet ’Ident./Posttekst’ i kreditorkartoteket. DET ER TILLADT AT BOGFØRE EN FAKTURA SOM FLERE DELPOSTER PÅ KREDITORKONTOEN.

 

Projekt - Aktivitet:

I kassekladden i ejendomskartoteket kan man bogføre på drift/vedligeholdelse. Indtast nummer i de 2 felter eller brug udvidelsesknappen, som viser oversigten over de aktiviteter, der er defineret for ejendommen. Ved at bogføre udgifter med referencen ’Projekt - Aktivitet’, udløses en anvisning af beløbet på bygningsaktiviteten. Det er forudsat, at der eksisterer et budgettal på bygningsaktiviteten og at udgiften tidligere er registreret som værende disponeret.

 

Modbilag:

Indtast nummer på modbilag, hvis der ønskes iværksat en udligning af det indtastede beløb på modbilaget. VIGTIGT: VED POSTERING AF KREDITORBETALING OG KREDITNOTA, SKAL DEN AKTUELLE FAKTURAS BILAGSNR. INDTASTES SOM MODBILAG. Manuel udligning af kreditorposter foregår fra kreditorkartoteket under Kreditor - Bogholderi - Manuel udligning. 

 

Fra dato:

Den indtastede dato er en oplysning, som følger posten.

 

Til dato:

Den indtastede dato er en oplysning, som følger posten.

 

ID:

 

Faktura:

Indtast fakturanummer på en kreditorpost.

 

Forf.dato:

Indtast forfaldsdato på en kreditorpost. STRATO vil foreslå forfaldsdatoen udfra den betalingsbetingelse, der er anført i kreditorkartoteket.

 

Kas.rabat:

Indtast en eventuel kasserabat ved en kreditorpost. STRATO vil beregne rabatten udfra den rabatbetingelse, der er anført i kreditorkartoteket. Rabatten beregnes af det momsfrie beløb.

 

Dato rab.:

Indtast eventuel dato for rabat ved en kreditorpost. Rabatten udløses kun såfremt betalingen gennemføres senest på denne dato. STRATO vil foreslå rabatdatoen udfra den rabatbetingelse, der er anført i kreditorkartoteket.

 

NB. Fra ejendomskartoteket er der ikke adgang til at bogføre medlem/venteliste og kreditor. Her bogfører man til den aktuelle ejendom med tilhørende lejere.

 

Der kan indtastes i valgfrie kassekladder. Navnet på den aktuelle kassekladde står i feltet (F)Bogholderi - (F)Kassekladde - Navn. Med udvidelsesknappen kan kassekladden vælges fra oversigten over oprettede kassekladder.

 

I administratorkartoteket foregår indtastningen i kassekladde på lignende måde. Dog er der ikke adgang til ejendomme, medlem/venteliste og kreditor.

 

 

Indtastning i udvidet kassekladde.

 

(A). Kassekladden åbnes fra funktionsmenuen.

 

●     Funktion - Massebogføring - Kassekladder - Registrering.

 

Der vælges selskab og der vælges kassekladde.

   

(B). Kassekladden åbnes fra selskabskartoteket/ejendomskartoteket. Åben det selskabskartotek/ejendomskartotek, der skal bogføres i.

 

●     (F)Bogholderi - (F)Kassekladde. Benyt højre musetast som genvejstast eller fortsæt herunder. Genvejstasten er aktiv i det område som saldooplysningerne er placeret i. 

●     Vælg feltet ’Navn’. Tryk på udvidelsesknappen eller tryk CTRL+ENTER.

●     Vælg ønsket kassekladde. Sig ’Ja’ til ’Skal kassekladden åbnes i et nyt vindue ?’.

 

Fordelen ved den udvidede kassekladde er at lejemålsnr. og kreditornr. er flyttet op i tabellens indtastningslinie. Dette betyder at man for en væsentlig del af posteringsmænden ikke behøver at gå uden for tabellen. SÅFREMT 2 BRUGERE SAMTIDIGT ØNSKER AT BOGFØRE I SAMME SELSKAB (MEN FORSKELLIGE KASSEKLADDER), ER DET NØDVENDIGT AT VÆLGE DEN UDVIDEDE KASSEKLADDE.

   

Opsætning til indtastningsrækkefølge. 

 

I de udvidede kassekladder findes en knap, der åbner et opsætningsvindue. Her er det muligt for brugeren at ændre indtastningsrækkefølgen for de felter, der er placeret under tabellen. Det er også muligt at markere det felt, hvorfra der skal springes tilbage til tabellen. Denne returfunktion er aktiv for Pil-ned og Enter-tasten men ikke for Tab-tasten.

  

Vedhæft dokumenter. 

 

I de udvidede kassekladder findes funktionsknappen Vedhæft. V.hj.af denne funktion kan man vedhæfte filer til det bogførte bilag. Fremgangsmåden er, at man først scanner alle bilag, hvorefter man i kassekladden bruger Vedhæft til at markere det scannede dokument. Det er muligt at få vist dokumentet på skærmen. Det valgte dokument bliver automatisk kopieret til en årsmappe (..\Bilag\2010, ..\Bilag\2011 osv.) under selskabets brevmappe (se (F)Selskab - (F)Dokumenter i selskabskartoteket). Dokumentnavnene kan nu ses i feltet ved siden af vedhæftknappen. Det er tilladt at vedhæfte flere dokumenter til samme bilag samt vedhæfte det samme dokument til flere bilag. Bemærk at musens træk/slip-facilitet er aktiv, hvilket gør det muligt at trække filer fra Microsoft stifinder til feltet for vedhæftede filer.

 

Efter at kassekladden er bogført, har man adgang til de vedhæftede dokumenter fra (F)Bogholderi - (F)Posteringer i henholdsvis selskabs- og ejendomskartoteket. Benyt pop-up menuen via højre museknap og vælg Vedhæftede dokumenter. Ved bogføringen omdøber STRATO det enkelte dokument, således at selskabsnummer, dato og bilagsnummer indgår i dokumentnavnet.

 

Import.  

 

I de udvidede kassekladder findes funktionsknappen Import. Tryk på funktionsknappen Import for at indlæse bogføringsposter fra andre systemer. Hvis der kan eksporteres semikolonseparerede filer fra eksterne systemer, kan disse data indlæses i kassekladden med denne funktion.

 

Sti of filnavn:

Her vælges den fil, der skal importeres.

 

Bogføringsdato:

Den indtastede dato anvendes, såfremt der ikke er anført bogføringsdato i importfilen.

 

Import fra:

Her vælges navnet på det dataformat, der er defineret for den pågældende importfil.

Flyt fil til kopimappe:

Afkryds her for at flytte filen til undermappen 'Kopi' efter registrering. Hvis undermappen ikke eksisterer, vil den blive oprettet.

 

Se kontrol:

Tryk på Se kontrol for godkendelse af importfilen.

 

Registrer:

Tryk på Registrer for overførsel af data til kassekladden.

 

Luk:

Tryk på Luk for at vende tilbage til kassekladden.

 

NB. Når man anvender importfunktionen fra kassekladder, der er initieret fra ejendomskartoteket, vil ejendomsnummeret fra ejendomskartoteket automatisk blive tilføjet alle overførte poster. Eventuelle ejendomsnumre i importfilen vil alle blive overskrevet af ejendomsnummeret fra ejendomskartoteket.

  

Opsætning af Import.

 

Før importfunktionen kan anvendes, skal dataformatet for importfilen være defineret i STRATO. Opsætningsvinduet fremkommer ved brug af popupmenuen (højre museknap) i feltet 'Import fra'.

 

Man definerer et dataformat ved først at indtaste et selvvalgt 'Navn' på formatet. Man kan yderligere indtaste en 'Bemærkning'. Hvis der forekommer datoer i importfilen, skal der indtastes et 'Datoformat'. Brug DD for dag, MM for måned og AAAA for år.

 

NB. Hvis der er anført bilagsnumre i importfilen, bliver disse konverteret til den gældende bilagsserie for kassekladden. Hvis der ikke er anført bilagsnumre i importfilen, bliver alle poster tildelt det samme bilagsnummer fra den gældende bilagsserie for kassekladden.

 

(F)Bogføringsposter.

 

Her vises den valgte importfil og her defineres de kolonner, som skal anvendes i STRATO. Tryk på den kolonne, der skal defineres således at den bliver gul. Brug popupmenuen (højre museknap) for valg af Dato, Bilag, Konto, Tekst og Beløb mm. En kolonne kan frigøres igen ved brug af <Ophæv>.

 

(F)Tilpasning konto.

 

Her indtastes den ønskede kontokonvertering. Hvis de i importfilen anvendte konti ikke eksisterer i STRATO, er det nødvendigt at konvertere dem til korrekte konti. Et kontonummer i importfilen indtastes i 'Ekstern konto' og det tilsvarende kontonummer i STRATO indtastes i 'Konto'. Hvis der til en given konto altid skal anvendes en bestemt posteringstekst, indtastes denne i 'Tekst'. Hvis der til en given konto altid skal anvendes en bestemt momskode, indtastes denne i 'Momskode'.

 

Hvis poster til givne konti i importfilen skal overspringes, indtastes disse konti i 'Ekstern konto' (en konto pr. linie) idet man lader 'Konto' være tom. I kontrollisten er disse linier mærket med <PASSIV>.

   

(F)Tilpasning tekst.

 

Her indtastes konvertering af posteringstekst. Hvis posteringsteksten i importfilen er angivet med koder, skal den enkelte kode indtastes i 'Ekstern tekst' og den ønskede posteringstekst skal indtastes i 'Tekst'.   

 

Indtastning i indbetalingskassekladde.

 

Denne kassekladde kan med fordel benyttes til postering af huslejebetalinger. Fra hovedmenuen vælges.

 

●     Funktion - Indbetaling - Manuel - Lejer

 

I den øverste tabel indtastes navnene på de indbetalingskassekladder, der er behov for. Vælg navnet på den ønskede kassekladde og den nederste tabel er klar til indtastning.

 

●     Hvis kassekladden er tom: Sæt markøren på første tomme linie og tryk PIL NED.

●     Hvis kassekladden IKKE er tom: Sæt markøren på nederste linie og tryk PIL NED.

 

Dato:

Datoen er bogføringsdatoen og vælges frit. STRATO vil automatisk foreslå den sidst anvendte dato.

 

Selskab, Ejendom, Lejemål, Løbenummer:

Indtast lejernummeret. Hvid udvidelsesknappen i ’Lejemål’ anvendes og lejeren vælges fra oversigten, vil det fulde nummer automatisk blive påført.

 

Beløb:

Her indtastes den betalte husleje. Såfremt lejeren er i restance, vil STRATO automatisk foreslå dette beløb.

 

NB. Hvis der benyttes hoved- og bilejemål, skal det samlede indbetalingsbeløb indtastes på hovedlejemålet. Systemet vil herved automatisk dele beløbet ud på samtlige bilejemål samt hovedlejemålet. STRATO vil her automatisk foreslå det sidst opkrævede beløb som indbetalingsbeløb. BETINGELSEN FOR EN KORREKT FORDELING ER, AT BILEJEMÅLENE ER I RESTANCE MED DET TIL INDBETALINGEN HØRENDE OPKRÆVNINGSBELØB.

 

NB. For medlemskartoteket findes en tilsvarende indbetalingskassekladde, som vælges med

 

●     Funktion - Indbetaling - Manuel - Medlem

 

 

Bogføring af kassekladde.

 

Bogføringsfunktionen vælges fra hovedmenuen (A).

 

●     Fra Administratorkartoteket: Administrator - Bogholderi – Bogfør

●     Fra Selskabskartoteket: Selskab - Bogholderi – Bogfør

●     Fra Ejendomskartoteket: Ejendom - Bogholderi - Bogfør

 

Eller fra (B).

   

●     Funktion - Massebogføring - Kassekladder - Bogføring.

   

Vælg kassekladden i felter Navn, tryk på Print bogf.rapport for bogføringsrapporten og tryk Bogfør. Mens det er valgfrit om man vil printe kasserapporten, er det et krav, at bogføringsrapporten er udskrevet, før der kan bogføres.

 

Bogføring af indbetalingskassekladden foregår fra indtastningsbilledet. Tryk  på Print bogf.rapport for bogføringsrapporten og tryk Bogfør. DE TILDELTE BILAGSNUMRE TAGES FRA DEN AUTOMATISKE BILAGSSERIE. Åbn selskabskartoteket og se serien ved valg af Selskab - Serier fra hovedmenuen.

 

’Udligning af restance’ fravælges normalt. Der sker derved ingen udligning af debet- og kreditposter på lejerens restancekonto. Udligningsfunktionen vælges derimod ved udskrift af påkravsbreve. En alternativ udligningskørsel under Funktion - Husleje - Udligning medfører at tidligere udligninger annulleres før en ny kronologisk udligning udføres. 

   

Bogføringskørslen under (B) er speciel derved at kassekladder fra flere selskaber kan bogføres i samme kørsel. Man kan vælge én kassekladde fra hver enkelt selskab. Hvis man som Kassekladde vælger <1. kladde>, vil den første kassekladde i hver enkelt selskab blive medtaget. I alle andre tilfælde vælger man navnet på kassekladden.   

 

 

Særlige forhold .

    

Som allerede nævnt bør lejeindbetalinger, der posteres på lejere, gives posttypen Betaling eller Betaling, individuel for at de kan komme med på indbetalingslister.

Kreditorrabat: Hvis kommende fakturaer skal modregnes i en rabat eller betaling, der allerede foreligger, bør man bogføre rabatten/betalingen som en faktura med et negativt beløb i kredit på kreditorkontoen. Man opnår da den fordel, at beløbet indgår i alle forfalds- og betalingsopgørelser.