Når elregnskabet skal afsluttes og der køres med aconto/forbrug udveksling med elfirma, vælges følgende punkter fra hovedmenuen:

 

●     Funktion - Elregnskab - Afslut år for aconto

●     Funktion - Elregnskab - Aconto til elfirma

●     Funktion - Elregnskab - Forbrug fra elfirma

●     Funktion - Elregnskab - Elopgørelse

●     Funktion - Elregnskab - Elopgørelsesbreve - Eksternt regnskab

 

Disse punkter køres rutinemæssigt, når ejendommen er klargjort. Det forudsættes at ‘Første måned i elregnskabår’ er valgt og at ‘Eksternt regnskab’ er afkrydset i ejendomskartotekets (F)Forbrug - (F)El. Eksternt regnskab skal vælges, når der køres med udveksling til elfirma. Endvidere skal ‘Elfirma’ være valgt. Opsætning til udveksling med elfirma sker i hovedmenuens Opsætning - Administration - Forbrug - (F)Energi. Herunder forklares det enkelte punkt nærmere.

 

 

Funktion - Elregnskab - Afslut år for aconto.

 

For hver enkelt lejer sammentælles alle poster (bortset fra en eventuel afslutningspost) på kontoen med kategorien ‘Aconto el’ i den valgte regnskabsperiode. Kontoen debiteres dette beløb og kontoen, der har kategorien ‘Afsluttet el’, krediteres beløbet. Det er IKKE nødvendigt at placere kontoen for afsluttet el i lejemålets kontoplan.

 

Vælg eventuelt selskab og ejendom.

 

Indtast posteringsdato.

 

Indtast regnskabsperiode. EJENDOMMEN BLIVER KUN MEDTAGET I KØRSLEN, HVIS MÅNEDEN FOR REGNSKABSPERIODENS START ER LIG MED ‘FØRSTE MÅNED I ELREGNSKABSÅR’.

 

Afkryds ‘Samlet post til afsluttet regnskab’, hvis der ønskes en samlet post for alle lejere i ejendommen i stedet for en post pr. lejemål på kontoen for afsluttet el.

 

Tryk på Print rapport for at få udskrevet en bogføringsrapport.

 

Tryk på Bogfør for at igangsætte den automatiske bogføring.

 

Bogføringskørslen har endvidere følgende virkning:

 

Ejendomskartotek:

Start datoog slutdato for regnskabsperioden indsættes i felterne ‘Startdato for elregnskabsår’ og ‘Slutdato for elregnskabsår’ i (F)Forbrug - (F)El. NB. Bogføringskørslen vil blive afvist, hvis disse 2 felter allerede er identiske med den valgte regnskabsperiode. Dette hindrer en fejlagtig gentagelse af bogføringskørslen.

 

Lejemålskartotek:

Der indsættes en ny linie med de nødvendige oplysninger til brug for elregnskabsbrev og elregulering i tabellen i (F)Energi - (F)El - (F)Ekstern.

 

 

Funktion - Elregnskab - Aconto til elfirma.

 

Informationen til denne funktion hentes i tabellen i lejemålkartotekets (F)Energi - (F)El - (F)Ekstern.

 

Vælg eventuelt selskab og ejendom.

 

Indtast dato for start af elregnskab.

 

Vælg elfirma. 

 

Sti og filnavn.  

 

Tryk på Start for igangsættelse af kørslen. Der genereres en fil og en følgeseddel udskrives på printeren.

 

Tryk på Se fil, hvis rådata ønskes på skærmen.

 

 

Funktion - Elregnskab - Forbrug fra elfirma.

 

Den fra elfirmaet modtagne fil indeholder elreguleringsbeløbet. Funktionen indsætter beløbet i tabellen i lejemålkartotekets (F)Energi - (F)El - (F)Ekstern og beregner elforbruget. EG Strato identificerer linien i tabellen, idet Startdato regnskabsår og Slutdato regnskabsår i linien skal være identiske med de tilsvarende datoer i ejendommens (F)Forbrug - (F)El.

 

Vælg selskab.

 

Vælg elfirma.

 

Indtast sti og filnavn.

 

Tryk på Start for igangsættelse af indlæsningen. Der vises en rapport på skærmen med de reguleringsbeløb, som elfirmaet har leveret.

 

Tryk på Se fil, hvis rådata ønskes på skærmen.

 

 

Funktion - Elregnskab - Elopgørelse.

 

Funktionen klargør opkrævningen/tilbagebetalingen af elreguleringsbeløbet ved at overføre det til lejemålskartotekets (F)Opkrævning - (F)Opkrævningsspecifikation. Det er nødvendigt, at der er en konto på lejemålets kontokort, der har kategorien ‘Elregulering’. Elreguleringsbeløbet overføres endvidere til kassekladden med en modpost (samlepost) på kontoen for 'Afsluttet el' på ejendommen. Dette vil resultere i at reguleringskontoen går i nul på lejemål og ejendom.  

 

Vælg selskab og eventuelt ejendom.

 

Indtast startdato for elregnskab.

 

Indtast dato for efterbetaling.

 

Indtast dato for tilbagebetaling.

 

Vælg kassekladde.

Indtast bogføringsdato.

 

Tryk på Rapport for at få en opgørelse på skærmen.

 

Tryk på Start for igangsættelse af funktionen.

 

V.hj.af startdatoen for elregnskabet identificeres elreguleringsbeløbet i tabellen i lejemålskartotekets (F)Energi - (F)El - (F)Ekstern, hvor nu opkrævningsdatoen (dato for efterbetaling/tilbagebetaling) indsættes.

 

HVIS BOGFØRINGSDATOEN UDELADES, VIL DER IKKE BLIVE INDSAT NOGEN POSTER I KASSEKLADDEN.

 

HVIS LEJEMÅLET ER ET KVARTALSLEJEMÅL, KORRIGERES OPKRÆVNINGSDATOEN TIL NÆSTFØLGENDE ORDINÆRE OPKRÆVNINGSTERMIN.

  

   

Funktion - Elregnskab - Elopgørelsesbreve - Eksternt regnskab.

 

I denne funktion udskrives elopgørelsesbreve til lejerne.

 

Vælg eventuelt selskab, ejendom og lejemål.

 

Indtast startdato for regnskab (elregnskab).

 

Indtast brevdato.

 

Vælg word-formularer til Tilbagebetaling/Efterbetaling/Efterbetaling 3 mdr.

 

Afkryds Til arkiv hvis hver enkelt brev ønskes gemt på harddisken.

 

Tryk på Print for igangsættelse af udskriften af elopgørelsesbrevene.

 

V.hj.af startdatoen for elregnskabet identificeres oplysningerne i tabellen i lejemålskartotekets (F)Energi - (F)El - (F)Ekstern. Her indsættes nu automatisk brevdatoen. Hvis efterreguleringsbeløbet overstiger et kvartals leje, benytter EG Strato formularen benævnt som Efterbetaling 3 mdr.

 

 

MANUEL REGISTRERING AF ELFORBRUG.

 

Hvis den automatiske udveksling med elfirma ikke benyttes, skal der bruges andre metoder til registrering af elforbruget. Med ejendomskartoteket åbnet kan der vælges mellem følgende 2 metoder:

 

●     Ejendom - El - Elafslutning (ekstern) - Forbrug

●     Ejendom - El - Elafslutning (ekstern) - Fordel forbrug

 

Med den første metode indtastes forbruget individuelt. Med den anden metode fordeles forbruget automatisk efter kvadratmeter eller elandele.

 

 

Ejendom - El - Elafslutning (ekstern) - Forbrug.

 

Indtast Forbrug for hver enkelt lejer. Brug F7 og F8 til at skifte mellem lejere.

 

 

Ejendom - El - Elafslutning (ekstern) - Fordel forbrug.

 

Indtast det samlede elforbrug for ejendommen i ‘Elforbrug’ i ejendommens (F)Forbrug - (F)El. Hvis der fordeles efter elandele, skal det samlede elandelstal stå i ‘Elandele i alt’. Brug eventuelt regnemaskinen ‘Sammentæl lejemålenes elandele’. Lejemålenes elandel skal stå i feltet ‘Elandel’ i (F)Energi - (F)El.

 

Vælg mellem Fordel efter kvadratmeter/Fordel efter elandele.

 

Trykpå Se… for at få en rapport på skærmen over det fordelte forbrug pr. lejer.

 

Tryk på Start for igangsættelse af funktionen. Bekræft hvis der ønskes printerudskrift (samme som under Se…).

 

Forbruget indsættes automatisk i tabellen i lejemålets (F)Energi - (F)El - (F)Ekstern. Hvis det for en lejer gælder at begyndelsesdatoen og/eller frigørelsesdatoen ligger inden for elregnskabsåret, vil forbruget blive beregnet forholdsmæssigt som beboelsesperioden i forhold til heleåret.