Fraflytning består i indtastning af frigørelsesdatoen samt efterfølgende udskrift af udflytningsrapport, flytteopgørelse og andre breve, der er relateret til fraflytningen. Bemærk at der i hovedmenuen er mulighed for udskrift af fraflytningsinformation.

 

 

Frigørelsesdato.

 

Åben det aktuelle lejemål og vælg følgende punkt fra hovedmenuen:

 

●     Lejemål - Frigør lejer - Frigørelsesdato

 

Der åbnes et vindue hvori frigørelsesdatoen indtastes. Vælg fortrinsvis den sidste dag i måneden. Når der trykkes på Indsæt, indsættes frigørelsesdatoen i lejemålskartoteket. Fraflytningsdatoen sættes automatisk lig med frigørelsesdatoen. Med afkrydsning i ‘Slutdato på opkrævningsspecifikationen’ bliver frigørelsesdatoen sat ind som slutdato på samtlige aktive konti i (F)Opkrævning - (F)Opkrævningsspecifikation. Dette betyder at al automatisk opkrævning og al automatisk bogføring af automatposter stopper, når frigørelsesdatoen er overskredet.

 

Hvis man samtidigt med indsættelsen af frigørelsesdatoen ønsker, at systemet automatisk skal oprette et nyt tomgangsløbenummer, afkrydses ’Opret nyt Ledig/tomgangsløbenummer’. For dette løbenummer gælder, at frigørelsesdatoen plus 1 dag bliver indsat i feltet ’Fremleje/genudlejning’ i (F)Lejer - (F)Navn. Med 'Vælg opkrævningsspec' er det muligt at redigere i de opkrævningslinier, der kopieres til tomgangsløbenummeret. Det løbenummer, der efterfølger lejeren, der frigøres, vil blive anvendt. Hvis dette løbenummer allerede er oprettet, fremkommer en fejlmeddelelse. Se Indflytning for en detaljeret gennemgang af oprettelsen af et nyt løbenummer.

 

 

Diverse breve og rapporter.

 

Når punktet Lejemål - Frigør lejer fra hovedmenuen vælges, fås følgende udskriftsmuligheder:

 

●     Opsigelsesbekræftigelse

●     Besigtigelsesbrev

●     Udflytningsrapport

●     Flytteopgørelse

●     Ophævelsesbrev

●     Forligsskrivelse

●     Fogedskrivelse

 

For alle dokumenterne gælder at der åbnes et vindue, hvor navnet på en word skabelon er angivet. Anfør navnet, som dokumentet skal have (højst 30 tegn). Ved tryk på Start bliver dokumentet automatisk dannet og udfyldt med data fra EG Strato. Start-funktionen vil afslutte med at starte Word med dokumentet åbnet. Dokumentet kan herefter færdiggøres på normal vis samt printes og gemmes.

 

Dokumentnavnene gemmes i lejemålskartoteket, således at man til enhver tid kan åbne dokumenterne.

 

Standardskabeloner til disse udskrifter angives i hovedmenuens Opsætning - Udskrifter - (F)Dokumenter.

 

For udflytningsrapporten og flytteopgørelsen gælder at det er fraflytningsadressen, der overføres. For de øvrige er det den almindelige brevadresse, der overføres. Bemærk at flytteopgørelsen er baseret på at opgørelsen er klargjort i tabellen i (F)Lejer - (F)Flytteopgørelse. Når flytteopgørelsen udskrives, vil EG Strato vælge mellem 2 skabeloner i opsætningen, afhængig af om det opgjorte beløb er positivt eller negativt.

 

Ved udskrift af fogedskrivelsen hentes fogedrettens adresse fra ejendomskartotekets (F)Adresser - Foged. Kontroller at adressen er tastet ind.

 

 

Flytteopgørelse.

 

Den normale bogføring omkring depositum og forudbetalt leje skal udføres. Man skal tage stilling til, om der skal laves varmeafregning med det samme eller om afregningen skal foregå v.hj.af den årlige varmeregnskabsafslutning. Tilsvarende gælder for vand og el. I (F)Lejer - (F)Flytteopgørelse klargøres tabellen ‘Specifikation af flytteopgørelse’, hvorefter flytteopgørelsen kan udskrives. Det anbefales dog at bruge menupunktet

 

●     Lejemål - Frigør lejer - Flytteopgørelse - Specifikation

 

Formålet med dette punkt er at lade flytteopgørelsen danne basis for (a) automatisk overførsel til kassekladde, når der skal ske tilbagebetaling til lejer, eller (b) automatisk overførsel til (F)Opkrævning - (F)Opkrævningsspecifikation, når lejer skal efterbetale.

 

Ved overførsel til kassekladde benyttes restancekontoen som modkonto. Der vælges mellem (a) Overfør til kassekladde - med betalingspost, hvor systemet tilføjer en betalingspost mellem restancekontoen og finanskontoen for banktransaktioner og (b) Overfør til kassekladde - uden betalingspost. Finanskontoen skal være indtastet under (F)Opkrævning - (F)Betaling i enten selskabs- eller ejendomskartoteket.

 

NB. Tilbagebetaling kan også udføres ved valg af overførsel til opkrævningsspecifikation. Hvis lejer er tilmeldt betalingsservice, benyttes den normale opkrævningskørsel. Hvis lejer ikke er tilmeldt betalingsservice, benyttes Funktion - Husleje - Tilbagebetaling via bank.

 

 

Fraflytningsinformation.

 

Vælg følgende udskriftsmulighed fra hovedmenuen:

 

●     Funktion - Fraflytningsinfo - Fraflytningsliste

 

udfyld følgende

 

●     Vælg selskabs- og ejendomsinterval

●     Vælg fraflytningsperiode

●     Medtag saldi for følgende: aconto varme/vand/el, forudb. leje, depositum og restance

●     Tryk på Se eller Print

●     Tryk på Afbryd

 

Lejere med en frigørelsesdato i den valgte periode vil blive medtaget. De saldi, der ønskes medtaget, er tallene fra lejemålskartotekets (F)Bogholderi - (F)Kontokort.

En alternativ udskrift er:

 

●     Funktion - Fraflytningsinfo - Fraflytningsliste opkrævning

 

Udtrækskriteriet er det samme som i den foregående liste. Imidlertid vises opkrævningsposterne fra lejemålets (F)Opkrævning - (F)Opkrævningsspecifikation. Opkrævningsposterne findes som de linier, der har en slutdato, der er identisk med frigørelsesdatoen. Forudbetalt leje og depositum er beregnede tal med basis i grundlejen.  

 

 

Besigtigelse.

 

Udskriv besigtigelseslisten fra hovedmenuen:

 

●     Funktion - Fraflytningsinfo - Besigtigelsesliste

 

udfyld følgende

 

●     Vælg selskabs- og ejendomsinterval

●     Vælg besigtigelsesperiode

●     Tryk på Se eller Print

●     Tryk på Afbryd

 

Både lejere med en besigtigelsesdato fra (F)Lejer - (F)Indflytning og (F)Lejer - (F)Fraflytning vil blive medtaget, hvis datoen ligger inden for besigtigelsesperioden. På listen er det markeret om besigtigelsen er i forbindelse med indflytning eller fraflytning.