Indflytning består i oprettelse af et nyt løbenummer og udfyldelse af lejekontrakt, følgebrev, digital underskrift og indflytningsrapport. Se også de særlige forhold. Der er endvidere beskrevet et særligt punkt, der vedrører annullering af lejekontrakten.

 

Nyt løbenummer.

 

Åben det aktuelle lejemål og vælg følgende punkt fra hovedmenuen:

 

●     Lejemål - Nyt løbenummer - Nyt løbenummer

 

Der åbnes nu et vindue for det første ledige løbenummer, hvor følgende oplysninger kan indtastes:

 

●     Begyndelsesdato

●     Fornavn på 1. person

●     Efternavn på 1. person

●     Telefonnr. på 1. person

●     Fornavn på 2. person

●     Efternavn på 2. person

●     Telefonnr. på 2. person

 

Ved oprettelse af et tomgangsløbenummer indtastes INGEN af de ovenfor nævnte oplysninger. Et løbenummer uden begyndelsesdato vil have status ’Ledig/tomgang’. Når oplysningerne ved en senere udlejning skal indtastes, benyttes i stedet menupunktet Lejemål - Indflyt lejer - Begynd.dato og navn.

 

Som hovedregel gælder at samtlige stamdata kopieres fra det kartotekskort, der er åbnet. Man skal derudover afkrydse om følgende oplysninger skal kopieres:

 

●     Par. 11

●     Tillæg

●     Kontoplan

●     Opkrævningsspecifikation

●     Forbedringer

 

Ved oprettelsen sættes begyndelsesdatoen automatisk ind som indflytningsdato. Navnet på 1. person sættes automatisk ind i brevadressen, indflytningsadressen, fraflytningsadressen og opkrævningsadressen. Ved kopiering af opkrævningsspecifikationen sorteres alle konti til engangsopkrævninger fra (f.eks. gebyrkontoen). Startdato og slutdato for de kopierede konti vil blive fjernet. Ved valg af opkrævningsspecifikationen overføres endvidere tabellerne variabel leje fra (F)Opkrævning - (F)Variabel leje. De forbedringer, man kan vælge at kopiere, er tabellen fra (F)Lejemål - (F)Forbedring. Overførslen af beløb på opkrævningsspecifikationen bestemmes af kontoens kategori. Beløb på konti med følgende kategori overføres:

 

Grundleje

Aconto varme

Aconto vand

Aconto el

Par 22 (indv. vedligeh.)

Antenne

Beboerrepræsentation

Fællesudgift

Vaskeri

Garage

Par 22 (forbrugt indv. vedl.)

 

Endvidere overføres opkrævningsbeløb på alle konti, som IKKE har nogen kategori.

 

NB. I funktionen ligger en undersøgelse af den tidligere lejers frigørelsesdato. Hvis denne ligger efter den nye lejers begyndelsesdato, vil frigørelsesdatoen blive gemt i databasefeltet DatoFrigoerelseOriginal og den gældende frigørelsesdato vil blive sat til dagen før den nye lejers begyndelsesdato. Hvis slutdato i opkrævningsspecifikationen følger frigørelsesdatoen, bliver denne også ændret.

 

Vælg opkrævningsspecifikation.

 

Det anbefales, at administratoren kontrollerer opkrævningsspecifikationen ved brug af Vælg-knappen. Der fremkommer et nyt vindue, som indeholder en kopi af fanebladet (F)Opkrævning - (F)Opkrævningsspec. For at lette kontrollen er alle opkrævningslinier, der har en slutdato, der er ældre end frigørelsesdatoen på det på skærmen viste løbenummer, blevet sorteret fra. Foretag den nødvendige redigering og tryk på OK.

 

 

Begyndelsesdato og navn.

 

Åben det aktuelle lejemål og vælg følgende punkt fra hovedmenuen:

 

●     Lejemål - Indflyt lejer - Begyndelsesdato og navn

 

Dette punkt er en hjælpefunktion til indtastning af diverse persondata. Bemærk at der her ligger den samme undersøgelse af den forrige lejers frigørelsesdato som nævnt ovenover.

 

 

Lejekontrakt, følgebrev, besigtigelse og indflytningsrapport.

 

Åben det aktuelle lejemålskartotek og vælg fra hovedmenuen

 

●     Lejemål - Indflyt lejer - Kontrakt/Følgebrev/Besigtigelse/Indflytningsrapport

 

For alle 3 dokumenter gælder at der åbnes et vindue, hvor navnet på en wordskabelon er angivet. Anfør navnet, som dokumentet skal have (højst 30 tegn). Ved tryk på Start bliver dokumentet automatisk dannet og udfyldt med data fra EG Strato. Start-funktionen vil afslutte med at starte Word med dokumentet åbnet. Dokumentet kan herefter færdiggøres på normal vis samt printes og gemmes.

 

Dokumentnavnene gemmes i lejemålskartoteket, således at man til enhver tid kan åbne dokumenterne.

 

Standardskabeloner til disse udskrifter angives i hovedmenuens Opsætning - Udskrifter - (F)Dokumenter.

 

For at få udfyldt dokumenterne så korrekt som muligt har (F)Lejer - (F)Kontrakt og (F)Lejer - (F)Indflytning særlig interesse. Her specificeres lejen. Man kan med de viste regnemaskiner lade systemet udregne beløbene. Den automatiske udregning er betinget af at opkrævningsspecifikationen er klargjort. Satsen til beregning af stempelafgiften skal være indtastet under Opsætning- Administration - Satser - (F)Gebyr mm.  

 

Bemærk at det for følgebrevets vedkommende er indflytningsadressen, der overføres fra lejemålskartoteket.

 

 

Særlige forhold.

 

Brug fortrinsvis den 1. i måneden som begyndelsesdato.

 

På grund af standardisering af lejekontrakter kan der for den enkelte kontrakt være begrænsninger som gør, at en lejespecifikation ikke fuldt ud kan overføres fra EG Strato. Der er IKKE knyttet automatik til momsafkrydsningen for specifikation af husleje på kontrakt-fanebladet.

 

Par. 11 bliver IKKE automatisk overført fra EG Strato til lejekontrakten. Benyt følgende fremgangsmåde til effektivisering af lejekontrakter: Benyt original-skabelonen til at oprette et antal dokumenter, som hver for sig kan forsynes med den ønskede par. 11 tekst. Brug herefter et af disse standarddokumenter, når der skal laves en ny kontrakt. Man kan hvis det ønskes kopiere par. 11 fra kontrakten til lejemålskartoteket v.hj.af udklipsholderen. Der er også den mulighed at vælge Kontrakt for forrige lejer i menuen. Derved vil alle felter, som ikke udfyldes af EG Strato, blive kopieret fra denne kontrakt. Par. 11 bliver altså automatisk ført over i den nye kontrakt.

 

 

Indflytningsinformation.

 

Vælg følgende udskriftsmulighed fra hovedmenuen:

 

●     Funktion - Indflytningsinfo - Indflytningsliste

 

udfyld følgende

 

●     Vælg selskabs- og ejendomsinterval

●     Vælg indflytningsperiode

●     Medtag saldi for følgende: aconto varme/vand/el, forudb. leje, depositum og restance

●     Tryk på Se eller Print

●     Tryk på Afbryd

 

Lejere med en begyndelsesdato i den valgte periode vil blive medtaget. De saldi, der ønskes medtaget, er tallene fra lejemålskartotekets (F)Bogholderi - (F)Kontokort.

 

 

Besigtigelse.

 

Udskriv besigtigelseslisten fra hovedmenuen:

 

●     Funktion - Indflytningsinfo - Besigtigelsesliste

 

udfyld følgende

 

●     Vælg selskabs- og ejendomsinterval

●     Vælg besigtigelsesperiode

●     Tryk på Se eller Print

●     Tryk på Afbryd

 

Både lejere med en besigtigelsesdato fra (F)Lejer - (F)Indflytning og (F)Lejer - (F)Fraflytning vil blive medtaget, hvis datoen ligger inden for besigtigelsesperioden. På listen er det markeret om besigtigelsen er i forbindelse med indflytning eller fraflytning.

 

 

Digital underskrift af lejekontrakt (Penneo).

 

Åben det aktuelle lejemålskartotek og vælg fra hovedmenuen

 

●     Lejemål - Indflyt lejer - Digital underskrift

 

Dette menupunkt består af et interface til den applikation, som Penneo ApS er ansvarlig for. For at få installeret Penneo applikationen skal man gå ind på https://penneo.com eller https://app.penneo.com. Derfra er det muligt at downloade og installere Penneo desktop applikationen. Herunder er beskrevet de informationer, som skal bruges.

 

Emne:

Emnefeltet skal altid udfyldes. EG Strato vil foreslå en tekst bestående af lejemålsnummeret og adressen.

 

Lejekontrakt:

Dette felt kopieres automatisk fra lejemålskartotekets felt 'Navn på kontrakt' i fanebladet Lejer - Kontrakt. Hvis kontrakten ikke eksisterer, kan den digitale underskrift ikke igangsættes.

 

Følgebrev 1, Følgebrev 2, Følgebrev 3:

Feltet 'Følgebrev 1' kopieres automatisk fra lejemålskartotekets felt 'Navn på følgebrev' i fanebladet Lejer - Kontrakt. Hvis følgebrevet ikke skal medtages, skal feltet være tomt. De valgte følgebreve SKAL være af typen '.doc' eller '.pdf'. Systemet konverterer automatisk worddokumenter (type .doc) til pdf-filer.

 

Lejer 1:

Navn og mailadresse hentes automatisk fra lejemålskartotekets felter 'Fornavn', 'Efternavn' og 'E-post 1' for den første lejer i fanebladet Lejer - Navn. Hvis feltet 'E-post 1' er tomt, kopieres fra feltet 'E-post' nederst på fanebladet.

 

Lejer 2:

Navn og mailadresse hentes automatisk fra lejemålskartotekets felter 'Fornavn', 'Efternavn' og 'E-post 1' for den anden lejer i fanebladet Lejer - Navn. Det er ikke nødvendigt at udfylde felterne.

 

Administrator:

Navn og mailadresse SKAL udfyldes.

 

Start:

Den funktion, som her udføres, består i en konvertering af lejekontrakten (følgebrev) fra Word-dokument til PDF-fil, som placeres i samme mappe som lejekontrakten. Informationen indføres i et JSON-format, som overføres til Penneo desktop applikationen, som herefter åbner på skærmen.

 

 

Annuller lejekontrakt.

 

Hvis der er udfærdiget en lejekontrakt, som den nye lejer springer fra, kan dette menupunkt anvendes til annullering af kontrakten. Gå ind på lejemålskartoteket og vælg fra hovedmenuen

 

●     Lejemål - Indflyt lejer - Annuller lejekontrakt

 

Alle persondata slettes fra lejemålskartoteket. Lejekontrakt og følgebrev slettes ligeledes. (Kartotekskortet får status = Ledig/tomg.).  

 

NB. I funktionen ligger en undersøgelse af den tidligere lejers frigørelsesdato. Hvis der er gemt en dato i databasefeltet DatoFrigoerelseOriginal, vil denne dato blive sat ind som den gældende frigørelsesdato. Hvis slutdato i opkrævningsspecifikationen følger frigørelsesdatoen, bliver denne også ændret.