Brugervejledningen findes som online-hjælp i EG Strato og anvendes ved, at man trykker på F1. Hjælpesystemet kan også findes i PCens Start-menu.

   

Hjælpesystemet vil forklare mange funktioner ved en rækkefølge af valg. Når et punkt starter med (F), betyder det at valget er et faneblad.

 

Brugervejledningen er inddelt i følgende kapitler:

 

Introduktion

Dette kapitel omhandler slutbrugerlicensaftalen og garantibestemmelser. Dernæst følger generelle oplysninger om EG Strato og brugen af denne betjeningsvejledning. Der er en gennemgang af genvejstaster. Og endelig gennemgås de ting, der vedrører installation, ibrugtagning og opdatering af EG Strato. Herunder de muligheder der er for at tildele brugerrettigheder.

 

Programopbygning

Her omtales det skærmbillede, som fremkommer, når man har startet EG Strato. Foroven ses titellinien, dernæst menulinien og værktøjslinien og nederst statuslinien. Den tomme del af skærmen benyttes, når brugeren åbner forskellige vinduer. Der fremkommer lejlighedsvis vigtige oplysninger i en informationskanal under værktøjslinien. Denne informationskanal bruges af EG Strato til bl.a. at gøre opmærksom på opdateringer til EG Strato.  

 

Daglige funktioner

Her forklares hvordan man indtaster i kassekladden, hvordan man bogfører og hvordan man genfinder et bilag. Det forklares også hvordan man går ind og finder en lejer og hvordan man udfører en indflytning, en fraflytning og en arkivering. Omkring huslejen vises opkrævningen, betalingen, bogføringen samt rykkerproceduren. Det vises også hvordan huslejen ændres og hvordan man registrerer forbedringer. Der gives eksempel på hvordan kalenderen kan bruges til at lægge en tidsplan. Medlem/ventelisten omtales med afsendelse af tilbudsbreve og afslagsbreve samt opkrævning af kontingent. Det vises også hvordan man arbejder med medlemsaktiviteter. Det forklares endvidere, hvordan man godkender kreditorbetalinger og hvordan man gennemfører betalingerne automatisk. For drift/vedligeholdelse vises hvordan man udfærdiger rekvisitioner.

 

Periodiske funktioner

I dette kapitel omtales funktioner som typisk udføres én gang om året og det er reguleringer for omkostningsbestemt leje, skatter og afgifter, vedligeholdelsessatser, fællesudgifter, antennebidrag, erhverv og forbedringer. Endvidere gennemgås varmeregnskab, vandregnskab og elregnskab samt regulering af aconto beløb. Breve til lejerne vedrørende indvendig vedligeholdelse er medtaget. Indlæsning af vaskeriforbrug til opkrævning omtales. For drift/vedligeholdelse gennemgås proceduren ved eftersyn og udskrift af vedligeholdelsesplaner.

 

Specielle funktioner

For at lette det løbende arbejde er mange arbejdsgange automatiseret. Mange af disse funktioner omtales i dette kapitel. Lejemålstællingen opdaterer statistikken på ejendom og selskab. Der kan overføres bogføringsposter til et eksternt økonomisystem. Der kan indrapporteres til BBR-registeret. Der kan køres kundenummerændring til PBS. Der kan automatisk udfyldes felter i lejemålskartoteket. Der kan flettes data med Excel-regneark og Word dokumenter. Der kan laves simple listeudskrifter. Der er mulighed for at rydde op og fjerne gamle data. Endelig forklares hvordan indscannede billeder og korrespondance registreres i EG Strato samt hvordan der oprettes en låneordning for lejeren.

 

Finansbogholderi

Hovedfunktionerne i EG Stratos finansbogholderi gennemgås. Oprettelse af nyt regnskabsår. Oprettelse af ny konto i kontoplanen. Hvordan man opretter kassekladder og vælger bilagsserier. Hvordan man bogfører budgetposter. Hvordan man foretager renteberegning. Hvordan man laver en afstemning og overfører resultatet til nyt år. Der er en gennemgang af alle rapporterne. Hvordan man sletter gamle regnskabsår. Hvordan man håndterer momskonti. Hvordan man håndterer kreditorkonti. Hvordan man håndterer serier (f.eks. fakturanumre).

 

Opret/slet kartotek

Dette kapitel er specielt tilegnet oprettelse af kartotekskort til selskab, ejendom, lejemål, ventelistekort, kreditor og bygningsprojekter. Også sletning af kartotekskort er vist.

 

Kartoteker

Dette kapitel indeholder en detaljeret gennemgang af alle kartotekerne med den funktionelle opdeling i faneblade og med tilhørende funktioner placeret i lokalmenuer. De eksisterende kartoteker er administrator, selskab, ejendom, lejemål, medlem/venteliste, kreditor og drift/vedligeholdelse.

 

Hovedopsætning

Dette kapitel indeholder en gennemgang af alle opsætningsbilleder i EG Strato. Her vedligeholdes de globale tekster og satser, der skal gælde for alle kartoteker. Her vælges de standard Word-formularer, som EG Strato skal foreslå i de forskellige udskriftsmenuer. Her tildeler ’supervisor’ brugerrettigheder.

 

Fejlafhjælpning

I dette kapitel er alle kendte fejlsituationer omtalt samt andre situationer, der kræver en bestemt handling før man kan komme videre. Erfaringen viser at computere og printere er meget forskellige. En ting som lykkes på én computer kan muligvis mislykkes på en anden. Derfor er dette kapitel en opsummering er erfaringer, som er gjort på forskellige installationer.

 

Teknisk reference - intern

Dette kapitel indeholder en systematisk gennemgang af hele EG Stratos datasystem. Alle felter i kartotekerne administrator, selskab, ejendom, lejemål, medlem/venteliste, kreditor og drift/vedligeholdelse gennemgås.

 

Teknisk reference - ekstern

Alle formater i forbindelse med dataudveksling med eksterne systemer gennemgås og det er PTG, BANK, PBS, BBR, varmefirmaer, vandfirmaer og vaskerifirmaer. Endelig gennemgås integrationen med Microsoft Word og Microsoft Excel i form af konventioner ved dataoverførsel.

 

Rapportskabeloner

Rapportskabeloner giver adminstrator mulighed for at definere egne rapporter, hvor formålet er at trække ønskede data ud af EG Stratos database. I kapitlet forklares hvordan man definerer en rapport. Det vises også, hvordan man udskriver rapporten. Ved brug af diverse exportformater kan rapporten genereres som en datafil, der derefter kan læses af andre programmer.