Ethvert selskab kører som en selvstændig regnskabsmæssig enhed. Der er dog mulighed for ved bogføring af en post i selskabet også at bogføre den automatisk i et andet selskab. Administrator fungerer regnskabsmæssigt som et selskab. I et selskab skal der oprettes en kontoplan. Ejendomme kan betragtes som afdelinger i selskabet. I en ejendom skal der også oprettes en kontoplan. Denne kontoplan kan være identisk med selskabets eller den kan bestå af en delmængde af selskabets konti. KONTONUMRE I SELSKAB OG EJENDOMME SKAL VÆRE IDENTISKE. Hvis man opretter en konto i en ejendoms kontoplan, skal man bruge et af de eksisterende kontonumre i selskabets kontoplan.

 

I administrator-, selskabs- og ejendomskartoteket findes kontoplanen i (F)Bogholderi - (F)Kontoplan. I forbindelse med opkrævningsfunktionen skal relevante konti være oprettet i lejemålskartotekets og medlems/ventelistekartotekets (F)Bogholderi - (F)Kontokort.

 

Man kan med fordel opsætte kontoplaner i standardkartotekerne. Ved oprettelse af et kartotekskort følger kontoplanen i standarden med.

 

Hvis man af en aller anden grund ikke ønsker at bruge den kontoplan, der ligger i et kartotekskort, kan man udskifte kontoplanen med en anden. Se herunder.

 

Ny kontoplan i selskab.

 

Med selskabskartoteket åbnet vælges fra hovedmenuen

 

●     Selskab - Bogholderi - Ny kontoplan

 

Der fremkommer nu på skærmen en oversigt over selskaber. Vælg det selskab, som kontoplanen skal kopieres fra og tryk på ENTER-tasten. Den oprindelige kontoplan fjernes og den nye indsættes automatisk.

 

Ny kontoplan i ejendom.

 

Med ejendomskartoteket åbnet vælges fra hovedmenuen

 

●     Ejendom - Bogholderi - Ny kontoplan

 

Der fremkommer nu på skærmen en oversigt over selskaber og ejendomme. Man kan kopiere en kontoplan både fra et selskab og en anden ejendom. Vælg selskabet eller ejendommen, som kontoplanen skal kopieres fra og tryk på ENTER-tasten. Den oprindelige kontoplan fjernes og den nye indsættes automatisk. HVIS DER I DEN NYE KONTOPLAN FINDES KONTI, SOM IKKE EKSISTERER I SELSKABET, VIL DISSE BLIVE FRASORTERET.

 

Ny kontoplan i lejemål.

 

Med lejemålskartoteket åbnet vælges fra hovedmenuen

 

●     Lejemål - Bogholderi - Ny kontoplan

 

Der fremkommer nu på skærmen en oversigt over selskaber, ejendomme og lejemål. Vælg det lejemål, som kontoplanen skal kopieres fra og tryk på ENTER tasten. Den oprindelige kontoplan fjernes og den nye indsættes automatisk.

 

Ny kontoplan i medlem/ventelisten.

 

Med medlem/ventelisten åbnet vælges fra hovedmenuen

 

●     Medlem/venteliste - Bogholderi - Ny kontoplan

 

Der fremkommer nu på skærmen en oversigt over selskaber og medlemmer. Vælg det medlemskartotek, som kontoplanen skal kopieres fra og tryk på ENTER tasten. Den oprindelige kontoplan fjernes og den nye indsættes automatisk.

 

 

Gennemgang af kontoplan i selskab.

 

Konto:

Kontonummeret er alfanumerisk med en maksimal længde på 35 tegn. DET FORESLÅS KUN AT ANVENDE TAL OG BRUGE MAKSIMALT 10-CIFREDE NUMRE.

 

Kontonavn:

Valgfrit kontonavn.

 

Kontotype:

Vælg blandt følgende muligheder.

 

Drift

Status

Overskrift

Sideskift

Sum

Sammentælling

 

Der kan kun bogføres på Drift- og Statuskonti. En Sumkonti viser en sammentælling af et interval af konti. En Sammentællingskonto viser en sammentælling af givne konti, der kan ligge spredt i kontoplanen.

 

Kode:

Den angivne kode er tænkt som mnemoteknisk angivelse af kontoen. I kassekladden kan koden indtastes i stedet for kontonummeret.

 

Momskode:

Indtast eventuel momskode. Ved indtastning i kassekladden indsættes momskoden automatisk, når pågældende kontonummer er indtastet.

 

Modkonto:

Indtast eventuel modkonto. Ved indtastning i kassekladden indsættes modkontoen automatisk, når pågældende kontonummer er indtastet.

 

D/K:

Vælg D(ebet) eller K(redit). Ved indtastning i kassekladden placerer markøren sig automatisk i enten Debet eller Kredit kolonnen.

 

Saldo:

Her vises den til enhver tid værende saldo.

 

Adgang:

Vælg ‘åben’ eller ‘lukket’. Hvis man af en eller anden grund ikke ønsker, der skal kunne bogføres på kontoen fra kassekladden, skal man vælge ‘lukket’.

 

(F)Specifikation - Kategori:

Denne værdi er af afgørende betydning for de fleste automatiske kørsler i EG Strato. Når en kørsel skal bruge en bestemt konto, vælges den ud fra kategorien. Vælg blandt følgende værdier:

 

Restance

Grundleje

Efterregulering

Aconto varme

Varmeregulering

Aconto vand

Vandregulering

Aconto el

Elregulering

Par 22 (indv. vedligeh.)

Gebyr

Antenne

Forudbetalt leje

Depositum

Indskud

Moms

Resultat

Øredifference

Afrunding

Fejlkonto

Beboerrepræsent.

Fællesudgift

Fællesudgiftsregulering

Afsluttet varme

Afsluttet vand

Afsluttet el

Vaskeri

Garage

Par 22 (forbrugt indv. vedligeh.)

 

En konto skal ikke nødvendigvis have en kategori.

 

(F)Specifikation - Sum fra konto:

Denne værdi er kun relevant for sumkonti. Indtast kontonummeret for den konto, hvor sammentællingen skal starte. Normalt vil man her vælge en overskriftskonto.

 

(F)Specifikation - Sumtæller:

Denne værdi er kun relevant for sammentællingskonti. Indtast kontonumrerne på de konti, der skal sammentælles. Det er også tilladt, at indtaste et interval. Se eksemplerne herunder:

 

Eksempel 1: 1110, 1130, 1220

Eksempel 2: 1110-1140, 1220, 1310-1330

 

(F)Specifikation - Samlekonto:

Vælg samlekonto, hvis kontoen skal optræde som samlekonto. Ved print af kontospecifikation vil kontoen blive specificeret med månedssaldi, altså 12 beløb ved valg af en periode på 1 år.

 

(F)Specifikation - Posttekst:

Teksten bruges til automatisk posteringstekst i kassekladden.

 

(F)Specifikation - Pligtig pengeydelse:

Denne værdi er kun relevant, hvis kontoen skal anvendes i lejemålskartoteket. Og værdien anvendes kun i forbindelse med påkravsskrivelser.

(F)Specifikation - Tvungen ejendom:

Afkryds her, hvis bogføring på kontoen altid skal ske til en ejendom. Ved indtastning i selskabets kassekladde får man en fejlmeddelelse, hvis man ikke indtaster et ejendomsnummer.

 

(F)Specifikation - Ejendom:

Hvis bogføring på kontoen altid skal ske til en bestemt ejendom, kan man med fordel indtaste ejendomsnummeret her. Ved indtastning i selskabets kassekladde vil ejendomsnummeret da automatisk blive indsat.

 

(F)Specifikation - Tvunget lejemål:

Afkryds her, hvis bogføring på kontoen altid skal ske til et lejemål. Ved indtastning i selskabets kassekladde får man en fejlmeddelelse, hvis man ikke indtaster et lejemålsnummer.

 

(F)Specifikation - Tvungen kreditor:

Afkryds her, hvis bogføring på kontoen altid skal ske til en kreditor. Ved indtastning i selskabets kassekladde får man en fejlmeddelelse, hvis man ikke indtaster et kreditornummer.

 

(F)Fordeling:

Ved brug af den viste tabel kan en indtastet post i kassekladden fordeles til andre konti i kontoplanen. Fordelingen til en given konto kan enten være som en procentsats eller et fast beløb. Man må ikke angive begge dele for samme konto.

 

Konto:

Vælg konto fra kontoplanen.

 

Rentekode:

Vælg en rentekode med den ønskede rentesats. Opsætning af rentesatser foregår i hovedmenuens Opsætning - Administration - Satser - (F)Fordeling.

 

Fast beløb:

Indtast et eventuelt fast beløb.

 

Bemærkning:

Indtast eventuelt en bemærkning til kontoen.

 

(F)Fordeling - Ekstern konto:

Bruges kun i forbindelse med transport til eksternt finansbogholderi. Indtast kontoen fra kontoplanen i det eksterne finansbogholderi. Kontoen er kun aktiv på ejendomsniveau.

 

(F)Fordeling - Ekstern modkonto:

Bruges kun i forbindelse med transport til eksternt finansbogholderi. Indtast modkontoen fra kontoplanen i det eksterne finansbogholderi. Kontoen er kun aktiv på ejendomsniveau.

 

(F)Fordeling - Ekstern afdeling:

Bruges kun i forbindelse med transport til eksternt finansbogholderi. Indtast eventuelt afdelingsnummeret fra kontoplanen i det eksterne finansbogholderi. Afdelingen er kun aktiv på ejendomsniveau.

 

(F)Mellemregning - Mellemregning:

Afkryds her hvis en postering på kontoen skal bevirke en automatisk post i et andet selskab.

 

(F)Mellemregning - Selskab:

Ved afkrydsning af mellemregning skal der her indtastes det selskabsnummer, hvor der automatisk skal posteres.

 

(F)Mellemregning - Konto:

Ved afkrydsning af mellemregning skal der her indtastes det kontonummer, hvor der automatisk skal posteres.

 

(F)Mellemregning - Modkonto:

Ved afkrydsning af mellemregning skal der her indtastes det kontonummer, hvor der automatisk skal modposteres.

 

(F)Mellemregning - Renteberegning:

Afkryds her hvis der ønskes mulighed for renteberegning.

 

(F)Mellemregning - Rentedato:

Indtast her den dato, hvor renteberegningen skal starte. Datoen opdateres af den automatiske renteberegningskørsel.

 

(F)Mellemregning - Rentekonto Debet/Kredit:

Ved brug af den automatiske renteberegningskørsel skal der være indtastet en debetkonto og en kreditkonto, hvorpå renten kan posteres.

 

(F)Mellemregning - Modkonto Debet/Kredit:

Ved brug af den automatiske renteberegningskørsel skal der være indtastet en debetkonto og en kreditkonto, hvorpå renten kan modposteres.

 

(F)Mellemregning - Rentesatskode Debet/Kredit:

Ved brug af den automatiske renteberegningskørsel skal der være indtastet en rentesatskode for henholdsvis debetposter og kreditposter. Opsætning af rentesatser foregår i hovedmenuens Opsætning - Administration - Satser - (F)Mellemregning.  

 

 

Gennemgang af kontoplan i ejendom.

 

Konto:

Det indtastede kontonummer skal være identisk med et kontonummer fra selskabets kontoplan.

 

Kontonavn:

Valgfrit kontonavn.

 

Kontotype:

Vælg blandt følgende muligheder.

 

Drift

Status

Overskrift

Sideskift

Sum

Sammentælling

 

Der kan kun bogføres på Drift- og Statuskonti. En Sumkonti viser en sammentælling af et interval af konti. En Sammentællingskonto viser en sammentælling af givne konti, der kan ligge spredt i kontoplanen. Kontotypen skal være identisk med typen i selskabets kontoplan.

 

Momskode:

Indtast eventuel momskode. Ved indtastning i ejendommems kassekladde indsættes momskoden automatisk, når pågældende kontonummer er indtastet.

 

Modkonto:

Indtast eventuel modkonto. Ved indtastning i ejendommens kassekladde indsættes modkontoen automatisk, når pågældende kontonummer er indtastet.

 

Saldo:

Her vises den til enhver tid værende saldo.

 

Kategori:

Denne værdi er af afgørende betydning for de fleste automatiske kørsler i EG Strato. Når en kørsel skal bruge en bestemt konto, vælges den ud fra kategorien. Se kategorierne under selskabets kontoplan. En konto skal ikke nødvendigvis have en kategori.

 

Sum fra konto:

Denne værdi er kun relevant for sumkonti. Indtast kontonummeret for den konto, hvor sammentællingen skal starte. Normalt vil man her vælge en overskriftskonto.

 

Sumtæller:

Denne værdi er kun relevant for sammentællingskonti. Indtast kontonumrerne på de konti, der skal sammentælles. Det er også tilladt, at indtaste et interval. Se eksemplerne under selskabets kontoplan.

 

Pengepligtig ydelse:

Denne værdi er kun relevant, hvis kontoen skal anvendes i lejemålskartoteket. Og værdien anvendes kun i forbindelse med påkravsskrivelser.

 

Samlekonto:

Vælg samlekonto, hvis kontoen skal optræde som samlekonto. Ved print af kontospecifikation vil kontoen blive specificeret med månedssaldi, altså 12 beløb ved valg af en periode på 1 år.

 

Tvunget lejemål:

Afkryds her, hvis bogføring på kontoen altid skal ske til et lejemål. Ved indtastning i kassekladde får man en fejlmeddelelse, hvis man ikke indtaster et lejemålsnummer.

 

Konto i eksternt bogholderi:

Bruges kun i forbindelse med transport til eksternt finansbogholderi. Indtast kontoen fra kontoplanen i det eksterne finansbogholderi.

 

Modkonto i eksternt bogholderi:

Bruges kun i forbindelse med transport til eksternt finansbogholderi. Indtast modkontoen fra kontoplanen i det eksterne finansbogholderi.

 

Afdeling i eksternt bogholderi:

Bruges kun i forbindelse med transport til eksternt finansbogholderi. Indtast eventuelt afdelingsnummeret fra kontoplanen i det eksterne finansbogholderi.

 

Koncernkonto:

Der findes ingen funktioner, der anvender denne værdi.

 

Mellemregning:

Brug afmærkningen, hvis en konto i kontoplanen skal være genstand for mellemregning til selskabet.

 

Mellemregning ejendom:

Indtast den konto i ejendommens kontoplan, der automatisk skal bruges som modkonto for den bogførte post. (Denne post balancerer i ejendommem med den reelle post). Den reelle modpost bogføres som en selskabspost, altså uden ejendomsnummer. 

 

Mellemregning selskab:

Indtast den konto i selskabets kontoplan, der automatisk skal bruges som modkonto for den bogførte modpost. (Denne post balancerer i selskabet med den reelle modpost).

 

 

Gennemgang af kontoplan i lejemål.

 

Konto:

Det indtastede kontonummer skal være identisk med et kontonummer fra ejendommens kontoplan.

 

Navn:

Valgfrit kontonavn.

 

Saldo:

Her vises den til enhver tid værende saldo.

 

Kategori:

Denne værdi er af afgørende betydning for de fleste automatiske kørsler i EG Strato. Når en kørsel skal bruge en bestemt konto, vælges den ud fra kategorien. Se kategorierne under selskabets kontoplan. En konto skal ikke nødvendigvis have en kategori.

 

Modkonto (debitorkonto):

Indtast modkontoen. For en opkrævningskonto vil det altid være restancekontoen/debitorkontoen, der skal indtastes. Restancekontoen selv skal ikke have nogen modkonto.

 

Modkonto ved tomgang:

Hvis der indtastes et kontonummer her, vil tomgangslejemål blive medtaget i Funktion - Massebogføring - Automatposter. Opkrævningsbeløbet modposteres på denne konto i stedet for på restancekontoen.

 

Momskode:

Indtast momskode, hvis der ved opkrævningen automatisk skal beregnes moms.

 

Samlekonto for opkrævning:

Bruges kun i forbindelse med opkrævningsspecifikationen på lejerens opkrævning. Hvis flere beløb ønskes samlet til en enkelt post, indtastes det kontonummer, som beløbene skal samles på. Kontoen har ingen indflydelse på bogføringen af opkrævningsbeløbene.

 

Pligtig pengeydelse:

En afkrydsning her benyttes kun i forbindelse med påkravsskrivelser.

 

Forfald - Jan, Feb, .. Dec.

Afkryds her alle opkrævningsterminerne.

 

Periodiser - Jan, Feb, .. Dec.

Afkryds her periodiseringsterminerne. Periodisering er ikke relevant ved månedsopkrævninger. Ved kvartalslejemål er der mulighed for at få fordelt kvartalsbeløb i månedsbeløb. Månedsbeløbene posteres på de afkrydsede måneder.

 

Gennemgang af kontoplan i medlem/venteliste.

 

Konto:

Det indtastede kontonummer skal være identisk med et kontonummer fra selskabets kontoplan.

 

Navn:

Valgfrit kontonavn.

 

Saldo:

Her vises den til enhver tid værende saldo.

 

Kategori:

Denne værdi er af afgørende betydning for de fleste automatiske kørsler i EG Strato. Når en kørsel skal bruge en bestemt konto, vælges den ud fra kategorien. Se kategorierne under selskabets kontoplan. En konto skal ikke nødvendigvis have en kategori.

 

Modkonto (debitorkonto):

Indtast modkontoen. For en opkrævningskonto vil det altid være restancekontoen/debitorkontoen, der skal indtastes. Restancekontoen selv skal ikke have nogen modkonto.

 

Momskode:

Indtast momskode, hvis der ved opkrævningen automatisk skal beregnes moms.

 

Forfald - Jan, Feb, .. Dec.

Afkryds her alle opkrævningsterminerne.

 

Periodiser - Jan, Feb, .. Dec.

Afkryds her periodiseringsterminerne. Periodisering er ikke relevant ved månedsopkrævninger. Ved kvartalsopkrævninger er der mulighed for at få fordelt kvartalsbeløb i månedsbeløb. Månedsbeløbene posteres på de afkrydsede måneder.