Fra hovedmenuen vælges

 

●     Funktion - Korrespondance - Lejer

●     Funktion - Korrespondance - Medlem

●     Funktion - Korrespondance - Kreditor

  

Formålet med disse vinduer er dels at få adgang til allerede registreret korrespondance dels at registrere nyligt modtagne dokumenter. Alle former for dokumenter kan registreres. Med Funktion - Korrespondance - Lejer kan man se samt registrere/scanne dokumenter på henholdsvis selskab, ejendom og lejer. Med Funktion - Korrespondance - Medlem kan man se samt registrere/scanne dokumenter på henholdsvis selskab og medlem. Med Funktion - Korrespondance - Kreditor kan man se samt registrere/scanne dokumenter på kreditor.

 

Når man i en tabel vælger selskab, ejendom, lejer, medlem eller kreditor får man vist den dertil hørende tabel med den registrerede korrespondance. I kartoteksbillederne svarer det til korrespondancetabellen i henholdsvis

 

(F)Selskab - (F)Navn

(F)Ejendom - (F)Navn

(F)Lejer - (F)Leje mm.

(F)Husstand (=medlem)

(F)Kreditor

 

Ved at dobbeltklikke på en linie i korrespondancetabellen får man vist dokumentet på skærmen. Filtypen er bestemmende for hvilket program, der viser dokumentet. F.eks. vises pdf-filer i Adobe-programmet.

 

Når dagens korrespondance er scannet eller på anden vis modtaget som f.eks. e mail, skal dokumenterne registreres. Det er muligt at udføre scanningen direkte fra EG Strato og på denne måde spare en arbejdsgang. Med knappen 'Hent ny korrespondance' åbnes et nyt vindue, hvor man kan vælge at registrere scannede dokumentfiler eller scanne direkte til EG Stratos scanning-mapper. En alternativ metode til registrering af dokumenter er, at anvende musens træk/slip-facilitet til at trække filer fra Microsoft stifinder direkte til den viste korrespondancetabel. Da filnavnet skal være entydigt i EG Strato, kan det være nødvendigt at omdøbe det i stifinderen. 

 

 

Registrering af ny korrespondance:

   

Mappe:

Navnet på den mappe, der indeholder dokumenterne.

 

Korrespondanceliste:

Her vises navnene på dokumenterne/filerne. Vælg en fil fra listen. Man har mulighed for at få vist dokumentet på skærmen ved at dobbeltklikke på filen.

 

Selskab, Ejendom, Lejer, Medlem og Kreditor:

Her vælges hvor filen skal registreres.

 

Slet efter registrering:

Når dette udsagn gælder, bliver dokumentet slettet efter, at det er blevet kopieret til EG Stratos scanning-mappe.

 

Omdøb:

Når dette udsagn gælder, vil STRATO foreslå et navn til filen, når denne kopieres til EG Stratos scanning-mappe. I modsat fald bevares navnet. Fordelen ved at lade EG Strato generere navnet er, at dags dato indgår med formatet ÅÅÅÅMMDD. Når man registrerer bogføringsbilag og senere i kassekladden anvender dags dato som bogføringsdato, kan EG Strato finde bilaget frem til hjælp ved posteringen.

 

Gem i Selskab/Ejendom/Lejemål/Medlem:

Her vælges det kartotek, som dokumentet skal gemmes i. Bemærk at samme dokument kan registreres i flere kartoteker.

 

Gem som:

Navn på filen/dokumentet ved kopiering til EG Stratoss scanning-mappe.

 

Registrer:

Kommando til iværksættelse af filkopiering til EG Stratos scanning-mappe.

 

Lille format/Stort format:

Når man ser dokumentet på skærmen, vil man i det lille format få vist dokumentet internt i EG Strato. I det store format er filtypen bestemmende for hvilket program, der viser dokumentet.

  

   

Scanning af ny korrespondance:   

  

Direkte scanning kan anvendes, hvor det er acceptabelt, at dokumentfiler dannes som jpg-billedfiler og hvor dokumentfilen viser et enkeltsidet dokument. Direkte scanning kan altså ikke anvendes i forbindelse med pdf-filer.

  

Scanneinterface:

Vælg den enhed, der passer bedst til formålet. Dvs. vælg den enhed, der giver de mindste filer (jpg-billedfiler). Da det er tekstinformation, der er det væsentlige, skal man ikke vælge for høj billedkvalitet, da filen derved bliver unødvendig stor.

  

Brugerkontrol:

Når man vælger brugerkontrol, bliver scanneprogrammet vist på skærmen og brugeren skal fra dette program iværksætte scanningen. Ved fravalg af brugerkontrol iværksættes scanningen direkte fra EG Strato.

  

Start scanner:

Kommando til iværksættelse af scanningen. Det scannede dokument vises i EG Strato vinduet.

  

Gem i Selskab/Ejendom/Lejemål/Medlem:

Her vælges det kartotek, som dokumentet skal gemmes i. Bemærk at samme dokument kan registreres i flere kartoteker.

  

Gem som:

Navn på filen, der oprettes i EG Stratos scanning-mappe. Filen er en jpg billedfil.

  

Registrer:

Kommando til oprettelse af filen i EG Stratos scanning-mappe.  

     

 

Scanning mapper:

   

Scanning mapper er undermapper til følgende brevmapper.

 

Dokumenter registreret på selskab:

Se feltet Brevmappe i (F)Selskab - (F)Dokumenter.

 

Dokumenter registreret på ejendom:

Se feltet Brevmappe i (F)Ejendom - (F)Dokumenter.

 

Dokumenter registreret på lejer:

Se feltet Brevmappe i (F)Ejendom - (F)Dokumenter.

 

Dokumenter registreret på medlem:

Se feltet Brevmappe i (F)Selskab - (F)Dokumenter.

 

Dokumenter registreret på kreditor:

Se feltet Brevmappe i (F)Administrator - (F)Dokumenter i Administratorkartoteket.