Lejemål

I det følgende vises en oversigt over lokalmenuen og kartotekskortet for lejemålet. Lokalmenuen vises i hovedmenuen, når kartoteket åbnes.

Lokalmenu:

● Nyt løbenummer

● Indflyt lejer

● Bogholderi

● Opkrævning

● Påkrav

● Rente

● Rapporter

● Individuelt brev

● E - mail

● Regulering

● Forbedring

● Frigør lejer

● Arkiver lejer

● Boligannonce

● Felter

● Afdragsordning

● Kartotek

Nyt løbenummer:

Opret et nyt løbenummer til lejemålet. Systemet opretter et nyt kartotekskort.

Indflyt lejer:

Her udskrives brevene i forbindelse med en indflytning.

Begynd.dato og navn - Indsæt begyndelsesdato, lejers navn og tlf.nr.

Kontrakt - Udskriv lejekontrakt.

Følgebrev - Udskriv følgebrev.

Besigtigelse - Udskriv besigtigelsesbrev

Indflytningsrapport - Udskriv indflytningsrapport.

Bogholderi:

Følgende funktioner vedrører udelukkende bogholderiet

Efterberegn saldi - Efterberegn lejemålssaldi for en eller flere lejere.

Ny kontoplan - Vælg en kontoplan fra et andet lejemål.

Ny konto - Indsæt en ny konto i alle lejemål i ejendommen.

Fjern konto - Fjern en konto fra kontoplanen. Dette gøres for alle i ejendommen.

Opkrævning:

Udskriv en individuel opkrævning og overfør posterne til kassekladden. Funktionen kan f.eks. bruges ved den første opkrævning. Som opkrævningsmetode kan vælges lokal udskrift af indbetalingskort, opkrævning via PBS totalsystemet og opkrævning som E-Faktura.

Påkrav:

Udskriv et individuelt påkravsbrev og vælg metode for gebyrberegning. Funktionen bruges såfremt Funktion - Husleje - Rykker ikke er tilstrækkelig. Der udskrives yderligere et kontoudtog af restancekontoen, hvis der anføres en dato for hvor langt tilbage kontoudtoget skal begynde.

Rente:

Beregn rente af restancen. Beregningen sker på basis af morarenten, som skal være indtastet under (F)Reguleringsindeks i hovedmenuen Opsætning - Administration - Satser. Beregningen udføres pr. dags dato eller en valgt dato.

Rapporter:

Følgende rapporter (bortset fra Budget) er udelukkende udtræk fra bogholderiet

Posteringsliste - Print posteringsliste.

Kontospecifikation - Print kontospecifikation.

Restance - Print specifikationen for restancekontoen.

Vedligehold. poster - Print specifikationen for kontoen for indvendig vedligeholdelse.

Vedligehold. saldo - Print saldobalancen for kontoen for indvendig vedligeholdelse.

Installation poster - Print specifikation for konti med kategorien 'Installationer'.

Installation saldo - Print saldobalance for konti med kategorien 'Installationer'.

Saldobalance - Print saldobalance for en given konto.

Saldobalance + - Print saldobalance med sidste år for en given konto.

Budget - Print budgettallene (opkrævningsspecifikationen) for en given konto.

Forbedring - Print forbedringsforhøjelsen fra tabellen (F)Lejemål - (F)Forbedring.

Diverse - Print egne rapporter.

Individuelt brev:

Vælg en Word-skabelon og indtast et emne for brevet. Word-brevet kan redigeres inden udskriften. Ved afkrydsning af ’Til arkiv’ registreres brevet i tabellen Dokumenter i (F)Lejer - (F)Leje mm. Brevet lagres i EG Stratos arkivmappe som angivet i Opsætning - Udskrifter - (F)Dokumenter.

E - mail:

Udsend mail til lejerne i en ejendom. I maillisten kan man tilvælge/fravælge lejere med en gyldig mailadresse i feltet E-post i (F)Lejer - (F)Navn. Der kan vedhæftes en fast fil eller et flettebrev baseret på en Word-skabelon.

Regulering:

Direkte regulering af en opkrævningspost i opkrævningsspecifikationen. Dette kan gøres for alle lejemål i en ejendom. Funktionen kan bruges til at indsætte en konto i opkrævningsspecifikationen, såfremt den ikke allerede findes. Følgende reguleringsmetoder kan anvendes:

- Regulering efter kvadratmeter.

- Procentregulering af vurderingsleje.

- Procentregulering af fordelingsleje.

- Regulering efter fordelingstal.

- Forhøjelse efter kvadratmeter af nuværende opkrævningsbeløb.

- Procentregulering af nuværende opkrævningsbeløb.

- Regulering med fast beløb eller fast tillæg.

Forbedring:

Beregning og indsættelse af forbedringsbeløb for en række lejemål. Beløbet indsættes i tabellen for forbedringsbeløb. Se (F)Lejemål - (F)Forbedring. Følgende beregningsmetoder kan anvendes:

- Beregning efter kvadratmeter.

- Beregning efter faktor og sats (Beløb = Faktor * Sats).

- Fast beløb.

Frigør lejer:

Her udføres alle funktioner i forbindelse med en fraflytning.

Frigørelsesdato - Indsæt frigørelses- og fraflytningsdato for lejeren.

Opsigelsesbekræftigelse - Udskriv opsigelsesbekræftigelse.

Besigtigelse - Udskriv besigtigelsesbrev.

Udflytningsrapport - Udskriv udflytningsrapport.

Opgørelse - Udskriv opgørelsesbrev.

Ophævelse - Udskriv ophævelsesbrev.

Forligsskrivelse - Udskriv forligsskrivelse.

Fogedskrivelse - Udskriv fogedskrivelse.

Arkiver lejer:

Indsæt arkiveringsdato for lejeren.

Boligannonce:

Der kan oprettes boligannoncer efter den xml-standard, som er defineret hos Boligportal.dk. Alle annoncer indeholdes i en xml-fil, som bør placeres, så der er adgang til den med et http-link. Boligannoncerne kan vises hos Boligportal.dk eller de kan vises på egen hjemmeside.

Felter:

I dette punkt findes mulighederne for automatisk at udfylde felter i lejemålskartoteket.

Udfyld felter - Kopier felt eller indsæt automatisk information på mange lejemål.

Udfyld BBR-felter - Indsæt automatisk vejnummer og husnummer på mange lejemål.

Afdragsordning:

I dette punkt beregnes ydelsen på et lån og der opsættes en plan for betaling af lånet.

Beregn ydelse - Beregn terminsydelse på annuitet og klargør terminsbetalingerne.

Print forfaldsliste - Print planen for terminsbetalingerne.

Lister:

Udskriv diverse lister.

Diverse - Udskriv egne lister.

Kartotek:

Her oprettes og slettes lejemålene samt standarderne.

Opret kartotekskort - Opret nye lejemål.

Opret standard - Opret ny lejemålsstandard.

Slet kartotekskort - Slet et lejemål fra databasen.

Herefter følger en oversigt over lejemålskartoteket.

(F)Lejer

Her ses lejemålsnummer, lejemålsadresse, lejemålstype og lejers status .

(F)Navn

Her kan man indtaste Cpr.nr., stilling, fornavn, efternavn og telefonnr. for 2 personer. Brevadressen er ligeledes placeret her. Endvidere begyndelsesdato, indflytningsdato, frigørelsesdato, fraflytningsdato og arkiveringsdato.

(F)Leje mm.

På basis af den opkrævede husleje ses her beregnede tal for årlig leje, terminsleje og leje pr. kvm. Her opdateres sidste opkrævning og sidste indbetaling og restancesaldoen er trukket ud af regnskabet.

Der er mulighed for at placere indskannet korrespondance fra lejeren. Endvidere kan Word-dokumenter, som brugeren løbende vælger at arkivere, genfindes i dokumenttabellen.

Arkiverede dokumenter kan tilknyttes definerede Dokumentgrupper (Opsætning > Administration >Generelt) og fremsøges herudfra ved højreklik på det aktuelle dokument.

(F)Kontrakt

Her opsættes huslejespecifikationen, således som den skal forefindes i lejekontrakten. Efter indflytningen kan lejekontrakten og følgebrevet slås op på skærmen.

(F)Par 11

Her kan eventuelt teksten til par. 11 placeres.

(F)Tillæg

Her kan eventuelt teksten til tillægget placeres.

(F)Indflytning

Her opsættes den første huslejebetaling, således som den skal forefindes i lejekontrakten. Indtast her den adresse, der skal bruges før indflytningen. Det er også her, der findes oplysninger om forudbetalt leje og depositum.

(F)Fraflytning

Indtast her den adresse, som lejeren har efter fraflytningen. Diverse oplysninger om opsigelse, besigtigelse, ophævelse, fraflytningsrapport mm. ses her.

(F)Flytteopgørelse

Her findes tabellen til specifikation af flytteopgørelsen. Her findes tillige oplysninger om forligsskrivelse, fogedskrivelse, incassosag, advokat, bobehandler mm.

(F)Lån

Ved indgåelse af en betalingsordning ved fraflytning eller anden form for afdragsordning kan afdragsforløbet beregnes her på basis hovedstol, rentesats og løbetid.

(F)Lejemål

(F)Stamdata

Her indtastes stamdata. Det er areal, vurderingsleje, fordelingsleje, fordelingstal, antal værelser samt inventaroplysninger. Her findes også vejnummer og husnummer som identifikation ved BBR indberetning.

(F)Benyttelse

Her findes oplysninger om fællesvaskeri, fælles gårdanlæg, cykelkælder, garage mm. Her kan også placeres indskannet materiale f.eks. grundplan. Der er et notatfelt til rådighed.

(F)Almen

Oplysningerne her vedrører almennyttigt boligbyggeri. Her er bl.a. oplysninger om lejemålets art og eget/fælles køkken, bad og toilet.

(F)Kalender

Her indtastes alarmmeddelelser. Der er et notatfelt til rådighed.

(F)Erhvervsleje

Her opsættes erhvervslejereguleringen, således som den fremgår af kontrakten. Der vælges mellem procentregulering og indeksregulering. Ved indeksregulering kan der reguleres med en faktor ligesom der kan vælges en minimumsprocent eller en maksimumsprocent. Det specificeres også om reguleringen skal være på basis af en basisleje eller den aktuelle leje. Word-skabelonen til varslingen skal angives.

(F)Erhvervsleje ekstra

Her opsættes lejegrundlaget. Man kan valgfrit specificere de enkelte lokaler. Hver gang der udføres en lejeregulering, vil systemet opdatere gammel leje, ny leje og stigningen.

(F)Forbedring

Her registreres løbende forbedringerne. Det samlede forhøjelsesbeløb indgår i omkostningsbestemt lejeregulering.

(F)Sikkerhed

Ejerpantebrev, skadesløsbrev, vedtægter mm.

(F)Vedligeholdelse

(F)Indvendig vedligeholdelse

Her afkrydses om den indvendige vedligeholdelse påhviler udlejeren. Diverse lejereguleringer opdaterer henlæggelsesbeløbet, der angives som månedsbeløb. Den viste tabel er et udtræk fra kontoen for indvendig vedligeholdelse med henlæggelsesbeløb og forbrug. Her ses også den seneste opgørelse, der er sendt til lejeren.

(F)Udvendig vedligeholdelse

Her afkrydses par. 18, par. 18b og par. 18b (§20 reduceret).

(F)Opkrævning

(F)Generelt

Her skal opkrævningsadressen stå. Man angiver om det er et hoved- eller bilejemål. Der skal være oplysning om det er et månedslejemål om der skal køres med PBS-opkrævning mm. Der skal også være afkrydsning, hvis der skal kunne påmindes og rykkes. Der kan angives individuelt rykkergebyr.

(F)Opkrævningsspecifikation

Her ses opkrævningsbeløbene og her kan de ændres. Hver post er angivet med et kontonummer, en tekst, eventuelt en startdato og en slutdato, beløbet samt eventuelt anvisningsoplysning. Der er også en afkrydsning af at det er en opkrævning. Der kan endvidere referes til en variabel leje. HVIS DER INDTASTES EN OPKRÆVNINGSPOST PÅ RESTANCEKONTOEN, VIL DENNE POST BLIVE NEGLIGERET.

(F)Variabel leje

Et opkrævningsbeløb, der er fastsat flere år ud i fremtiden, kan med fordel indtastes her med dato og beløb (trappeleje). Der er plads til 4 forløb.

(F)Til bogføring

Når der er kørt en automatisk opkrævning, vil posterne være placeret her. For at få dem bogført skal man køre massebogføringen Funktion - Massebogføring - Husleje. Tabellen er at betragte som en automatisk kassekladde. Det er alene ‘supervisor’, der har adgang til at slette linier i tabellen.

(F)Bogholderi

(F)Kontokort

Dette er kontoplanen for lejeren. Her specificeres bl.a. opkrævningsterminerne for hver enkelt konto. Også kategorien, der er afgørende for alle automatiske kørsler, er angivet her .

(F)Kontoudtog

Her kan man se alle poster, der er bogført på en given konto i lejerens kontoplan. Ved at dobbeltklikke på en post vises hele bilaget i et særskilt vindue. Ved at klikke på højre musetast fremkommer en menu, hvorfra man kan vælge zoom-funktionen, som viser posterne i et større vindue.

(F)Lejeregulering

Hver enkelt reguleringskørsel vil indsætte en linie i tabellen med oplysning om reguleringens art og det årlige reguleringsbeløb.

(F)Omkostningsbestemt leje