V.hj.af en PBS leverance 605 kan man oprette og afmelde betalingsaftaler for såvel lejere som kreditorer. Betingelsen for at kunne modtage betalingsoversigter i Betalingsservice Plus er, at der eksisterer betalingsaftaler med kreditorerne. Oprettelse af betalingsaftaler for kreditorer erstatter PBS formularen BS 15. 

  

Oprettelse af betalingsaftaler for lejere:

   

Funktionen kan vælges fra hovedmenuen. Hvis kun en enkelt aftale skal oprettes, kan funktionen vælges fra lejemålet:

 

●     Funktion - Husleje - PBS betalingsaftaler (0605)

●     Lejemål - Opkrævning - PBS totalsystem - Opret betalingsaftale

 

Den procedure, der er specificeret herunder, gælder for den første af de 2 menuer:

 

●     PBS betalingsaftaler (0605): Tryk på Opret betalingsaftaler

●     PBS opret betalingsaftaler: Udfyld menufelterne. Ikrafttrædelsesdatoen er den dato, hvor PBS sætter aftalerne i kraft. Tryk på Start

●     PBS opret betalingsaftaler: Tryk på Afbryd

●     PBS betalingsaftaler (0605): Tryk på (A)Overfør til fil eller (B)Send fil

●     (A)Dan fil til PBS: Tryk på OK. Følgesedlen kommer op på skærmen

●     (B)Send fil til PBS: Tryk på Følgeseddel. Tryk på Start (filen sendes). Tryk på Luk

●     PBS betalingsaftaler (0605): Tryk på Luk

 

Når der er valgt HTTP/S kommunikation til PBS, benytter EG Strato funktionen (A)Overfør til fil. Fra PBS-webstedet skal filen herefter af administrator overføres til PBS. Når der er valgt SFTP kommunikation med PBS, benytter EG Strato funktionen (B)Send fil. EG Strato gennemfører i denne funktion selv afsendelsen af filen til PBS. Udfyldelse af ikrafttrædelsesdatoen er valgfri. Ved manglende dato vil PBS bruge den dato, som leverancen køres hos PBS.

 

Sti og filnavn er bestemt i feltet ‘Sti og filnavn for: Opkrævning’ i hovedmenuens Opsætning - Administration - Automatisk opkrævning. Det er PBS totalsystemet, der anvendes.

  

Når PBS har modtaget en fil, returneres en kontroloplysning i form af en kvitteringsfil. Med SFTP kommunikation har man adgang til denne fil fra punktet Funktion - Husleje - PBS kvittering i hovedmenuen.

   

Betingelser for oprettelse.

 

For at en lejer kan blive medtaget i denne kørsel, skal følgende informationer findes i lejemålskartoteket:

 

- Cpr.nr. eller CVR-nr. Se (F)Lejer - (F)Navn.

- Reg/kontonr. Se (F)Opkrævning - (F)Generelt.

- Opkrævningsmetode skal være ’PBS - total’. Se (F)Opkrævning - (F)Generelt.

- PBS aftalenummer må IKKE være indtastet. Feltet skal være tomt. Se (F)Opkrævning - (F)Generelt.

 

Når PBS har oprettet betalingsaftalerne, vil der blive sendt en 0603 leverance tilbage til administrator. Det er valgfrit for administrator at indlæse denne leverance. En indlæsning vil medføre indsættelse af PBS aftalenummeret i lejemålskartoteket.

 

Afmelding af betalingsaftaler for lejere:

   

Menupunktet åbnes fra lejemålskartoteket:

   

●     Lejemål - Frigør lejer - PBS afmelding

   

Der skelnes på samme måde som ovenover mellem HTTP/S og SFTP kommunikation. En afmelding kan gennemføres, hvis der findes et aftalenummer i feltet 'PBS aftalenummer' i (F)Opkrævning - (F)Generelt). Når PBS-filen er dannet/sendt, nulstilles aftalenummeret.

   

 

Betalingsaftaler for kreditorer:

 

Oprettelse, ændring og afmelding vælges fra hovedmenuen:

 

●     Funktion - Kreditorbetaling - PBS-BS Plus ajourføring - Opret betalingsaftale

●     Funktion - Kreditorbetaling - PBS-BS Plus ajourføring - Opret gruppenummer

●     Funktion - Kreditorbetaling - PBS-BS Plus ajourføring - Ændring af betalingsaftale

●     Funktion - Kreditorbetaling - PBS-BS Plus ajourføring - Ændring af gruppenr.

●     Funktion - Kreditorbetaling - PBS-BS Plus ajourføring - Ændring af kontonummer

●     Funktion - Kreditorbetaling - PBS-BS Plus ajourføring - Afmeld betalingsaftale

 

Følgende oplysninger skal findes i selskabskartoteket:

 

- CVR-nr.                      Se (F)Selskab - (F)Navn.

- Reg.nr.                       Se Bank: Reg/kontonr. i (F)Opkrævning - (F)Betaling.

- Kontonr.                     Se Bank: Reg/kontonr. i (F)Opkrævning - (F)Betaling.

- PBS nr.                       Se PBS: i (F)Opkrævning - (F)Betaling.

- Gruppenr.                  Se PBS: i (F)Opkrævning - (F)Betaling. Må højst være på 3 cifre.

   

Oprettelse af betalingsaftale for en kreditor:

   

Kreditoroplysningerne PBS nr., Deb.gr. nr. og Kundenummer fås normalt fra kreditors faktura. Endvidere kan man tilknytte 4 tekstfelter, der følger med betalingsoplysningen i Betalingsservice Plus. Formålet med tekstfelterne er at automatisere registreringen i kassekladden. De 4 tekstfelter benyttes på følgende måde:

 

- Tekst 1                       Anfør det kontonummer, der skal bogføres på.

- Tekst 2                       Anfør momskoden, der skal bruges ved bogføringen.

- Tekst 3                       Hvis betalingen skal bogføres på en ejendom, kan ejendomsnummeret angives.

- Tekst 4                       Anfør en eventuel posteringstekst eller et maskenavn.

 

NB. Der kan oprettes masker under Funktion - Kreditorbetaling - PBS-BS Plus til automatisering af registreringskladden.

 

Oprettelse af gruppenummer:

 

Hvis gruppenummeret hos PBS er tomt, skal denne funktion benyttes, når et nyt nummer skal oprettes.

 

- Nyt gruppenummer  Indtast det nye gruppenummer.

- Gruppetekst 1            Indtast valgfri tekst.

- Gruppetekst 2            Indtast valgfri tekst.

 

Det nye gruppenummer kopieres automatisk til (F)Opkrævning - (F)Betaling.

 

Ændring af betalingsaftale for en kreditor:

   

Man bruger aftalenummeret til identifikation af kreditoren. Ændringen vedrører de 4 ovenfor nævnte tekstfelter. Man kan indtaste en ny tekst eller man kan slette en eksisterende tekst. Hvis gruppenummeret på aftalen er tomt (='000'), vil dette blive ændret til gruppenummeret fra (F)Opkrævning - (F)Betaling. 

 

Ændring af gruppenr. for en kreditor:

   

Indtast det gamle gruppenr. Det nye gruppenr. er det nummer, der er indtastet i selskabsregisteret i (F)Opkrævning - (F)Betaling. Aftalenummeret er valgfrit. Hvis der ikke indtastes noget aftalenummer, vil ændringen gælde alle aftaler.

 

NB. Denne funktion kan IKKE anvendes, hvis gruppenummer på aftalerne er tomt (='000'). I dette tilfælde skal Ændring af betalingsaftale for en kreditor anvendes.  

 

Ændring af debitors kontonummer:

 

Når debitor skifter bank eller kontonummer, skal denne funktion bruges til ændring af kontoen.

 

- Nyt Reg.nr.                 Indtast det nye registreringsnummer.

- Nyt Kontonr.               Indtast det nye kontonummer.

- Ikrafttrædelsesdato  Indtast ikrafttrædelsesdatoen.

 

NB. Det er et krav at registreringsnummeret for det hidtidige kontonummer er indtastes i (F)Opkrævning - (F)Betaling i feltet Bank: Reg/kontonr.

 

Det nye Reg.nr og Kontonr. kopieres automatisk til (F)Opkrævning - (F)Betaling.

 

Afmelding af betalingsaftale for en kreditor:

   

Man bruger aftalenummeret til identifikation af kreditoren.

 

Kommunikationen med PBS er som nævnt ovenfor.