Når varmeregnskabet skal afsluttes og der køres med aconto/forbrug udveksling med varmefirma, vælges følgende punkter fra hovedmenuen:

  

●     Funktion - Varmeregnskab - Afslut år for aconto

●     Funktion - Varmeregnskab - Aconto til varmefirma

●     Funktion - Varmeregnskab - Forbrug fra varmefirma

●     Funktion - Varmeregnskab - Varmeopgørelse

●     Funktion - Varmeregnskab - Varmeopgørelsesbreve - Eksternt regnskab   

 

Disse punkter køres rutinemæssigt, når ejendommen er klargjort. Det forudsættes at ‘Første måned i varmeregnskabår’ er valgt og at ‘Eksternt regnskab’ er afkrydset i ejendomskartotekets (F)Forbrug - (F)Varme. Eksternt regnskab skal vælges, når der køres med udveksling til varmefirma. Endvidere skal ‘Varmefirma’ være valgt og varmeanlægsnummeret skal være indtastet i feltet ‘Varmeanlæg’ (Brunata bruger 5-cifrede numre og Clorius 6-cifrede numre). Opsætning til udveksling med varmefirma sker i hovedmenuens Opsætning - Administration - Forbrug - (F)Energi. Herunder forklares det enkelte punkt nærmere.

 

 

Funktion - Varmeregnskab - Afslut år for aconto.

 

For hver enkelt lejer sammentælles alle poster (bortset fra en eventuel afslutningspost) på kontoen med kategorien ‘Aconto varme’ i den valgte regnskabsperiode. Kontoen debiteres dette beløb og kontoen, der har kategorien ‘Afsluttet varme’, krediteres beløbet. Det er IKKE nødvendigt at placere kontoen for afsluttet varme i lejemålets kontoplan.

 

Vælg eventuelt selskab og ejendom.

 

Indtast posteringsdato.

 

Indtast regnskabsperiode. EJENDOMMEN BLIVER KUN MEDTAGET I KØRSLEN, HVIS MÅNEDEN FOR REGNSKABSPERIODENS START ER LIG MED ‘FØRSTE MÅNED I VARMEREGNSKABSÅR’.

 

Afkryds ‘Samlet post til afsluttet regnskab’, hvis der ønskes en samlet post for alle lejere i ejendommen i stedet for en post pr. lejemål på kontoen for afsluttet varme.

 

Tryk på Print rapport for at få udskrevet en bogføringsrapport.

 

Tryk på Bogfør for at igangsætte den automatiske bogføring.

 

Bogføringskørslen har endvidere følgende virkning:

 

Ejendomskartotek:

Startdato og slutdato for regnskabsperioden indsættes i felterne ‘Startdato for varmeregnskabsår’ og ‘Slutdato for varmeregnskabsår’ i (F)Forbrug - (F)Varme. NB. Bogføringskørslen vil blive afvist, hvis disse 2 felter allerede er identiske med den valgte regnskabsperiode. Dette hindrer en fejlagtig gentagelse af bogføringskørslen.

 

Lejemålskartotek:

Der indsættes en ny linie med de nødvendige oplysninger til brug for varmeregnskabsbrev og varmeregulering i tabellen i (F)Energi - (F)Varme - (F)Ekstern.   

 

 

Funktion - Varmeregnskab - Aconto til varmefirma.

  

Informationen til denne funktion hentes i tabellen i lejemålkartotekets (F)Energi - (F)Varme - (F)Ekstern.

 

Vælg eventuelt selskab og ejendom.

 

Indtast dato for start af varmeregnskab.

   

Vælg varmefirma. 

 

Sti og filnavn.

 

Tryk på Start for igangsættelse af kørslen. Der genereres en fil og en følgeseddel udskrives på printeren.

 

Tryk på Se fil, hvis rådata ønskes på skærmen.

 

 

Funktion - Varmeregnskab - Forbrug fra varmefirma.

 

Den fra varmefirmaet modtagne fil indeholder varmereguleringsbeløbet. Funktionen indsætter beløbet i tabellen i lejemålkartotekets (F)Energi - (F)Varme - (F)Ekstern og beregner varmeforbruget. EG Strato identificerer linien i tabellen, idet Startdato regnskabsår og Slutdato regnskabår i linien skal være identiske med de tilsvarende datoer i ejendommens (F)Forbrug - (F)Varme. Ved indlæsning af fil fra Clorius indsættes lejemålets følgenummer hos Clorius i lejemålskartotekets (F)Energi - (F)Varme.

  

Vælg selskab.

 

Vælg varmefirma.

 

Indtast sti og filnavn.

 

Tryk på Start for igangsættelse af indlæsningen. Der vises en rapport på skærmen med de reguleringsbeløb, som varmefirmaet har leveret.

 

Tryk på Se fil, hvis rådata ønskes på skærmen.

 

 

Funktion - Varmeregnskab - Varmeopgørelse.

 

Funktionen klargør opkrævningen/tilbagebetalingen af varmereguleringsbeløbet ved at overføre det til lejemålskartotekets (F)Opkrævning - (F)Opkrævningsspecifikation. Det er nødvendigt, at der er en konto på lejemålets kontokort, der har kategorien ‘Varmeregulering’. Varmereguleringsbeløbet overføres endvidere til kassekladden med en modpost (samlepost) på kontoen for 'Afsluttet varme' på ejendommen. Dette vil resultere i at reguleringskontoen går i nul på lejemål og ejendom.  

 

Vælg selskab og eventuelt ejendom.

 

Indtast startdato for varmeregnskab.

 

Indtast dato for efterbetaling.

 

Indtast dato for tilbagebetaling.

Vælg kassekladde.

Indtast bogføringsdato.

 

Tryk på Rapport for at få en opgørelse på skærmen.

 

Tryk på Start for igangsættelse af funktionen.

 

V.hj.af startdatoen for varmeregnskabet identificeres varmereguleringsbeløbet i tabellen i lejemålskartotekets (F)Energi - (F)Varme - (F)Ekstern, hvor nu opkrævningsdatoen (dato for efterbetaling/tilbagebetaling) indsættes.

HVIS BOGFØRINGSDATOEN UDELADES, VIL DER IKKE BLIVE INDSAT NOGEN POSTER I KASSEKLADDEN.

 

HVIS LEJEMÅLET ER ET KVARTALSLEJEMÅL, KORRIGERES OPKRÆVNINGSDATOEN TIL NÆSTFØLGENDE ORDINÆRE OPKRÆVNINGSTERMIN.

 

 

Funktion - Varmeregnskab - Varmeopgørelsesbreve - Eksternt regnskab.

 

I denne funktion udskrives varmeopgørelsesbreve til lejerne.

 

Vælg eventuelt selskab, ejendom og lejemål.

 

Indtast startdato for regnskab (varmeregnskab).

 

Indtast brevdato.

 

Vælg word-formularer til Tilbagebetaling/Efterbetaling/Efterbetaling 3 mdr.

 

Afkryds Til arkiv hvis hver enkelt brev ønskes gemt på harddisken.

 

Tryk på Print for igangsættelse af udskriften af varmeopgørelsesbrevene.

 

V.hj.af startdatoen for varmeregnskabet identificeres oplysningerne i tabellen i lejemålskartotekets (F)Energi - (F)Varme - (F)Ekstern. Her indsættes nu automatisk brevdatoen. Hvis efterreguleringsbeløbet overstiger et kvartals leje, benytter EG Strato en formular, der giver lejeren mulighed for at få fordelt betalingen over 3 gange.

 

 

MANUEL REGISTRERING AF VARMEFORBRUG.

 

Hvis den automatiske udveksling med varmefirma ikke benyttes, skal der bruges andre metoder til registrering af varmeforbruget. Med ejendomskartoteket åbnet kan der vælges mellem følgende 2 metoder:

 

●     Ejendom - Varme - Varmeafslutning (ekstern) - Forbrug

●     Ejendom - Varme - Varmeafslutning (ekstern) - Fordel forbrug

 

Med den første metode indtastes forbruget individuelt. Med den anden metode fordeles forbruget automatisk efter kvadratmeter eller varmeandele.

 

 

Ejendom - Varme - Varmeafslutning (ekstern) - Forbrug.

 

Indtast Forbrug for hver enkelt lejer. Brug F7 og F8 til at skifte mellem lejere.

 

 

Ejendom - Varme - Varmeafslutning (ekstern) - Fordel forbrug.

 

Indtast det samlede varmeforbrug for ejendommen i ‘Varmeforbrug’ i ejendommens (F)Forbrug - (F)Varme. Hvis der fordeles efter varmeandele, skal det samlede varmeandelstal stå i ‘Varmeandele i alt’. Brug eventuelt regnemaskinen ‘Sammentæl lejemålenes varmeandele’. Lejemålenes varmeandel skal stå i feltet ‘Varmeandel’ i (F)Energi - (F)Varme.

 

Vælg mellem Fordel efter kvadratmeter/Fordel efter varmeandele.

 

Trykpå Se… for at få en rapport på skærmen over det fordelte forbrug pr. lejer.

 

Tryk på Start for igangsættelse af funktionen. Bekræft hvis der ønskes printerudskrift (samme som under Se…).

 

Forbruget indsættes automatisk i tabellen i lejemålets (F)Energi - (F)Varme - (F)Ekstern. Hvis det for en lejer gælder at begyndelsesdatoen og/eller frigørelsesdatoen ligger inden for varmeregnskabsåret, vil forbruget blive beregnet forholdsmæssigt som beboelsesperioden i forhold til hele året.