Fællesregnskabet udfærdiges for hver enkelt ejendom. Når regnskabsåret er afsluttet, kan EG Strato udtrække det færdige fællesregnskab fra ejendommens bogholderi og fordele udgifterne på lejerne. Et reguleringsbeløb, som er forskellen mellem lejerens acontobetaling og den udregnede udgift, kan herefter pålignes næste huslejeopkrævning.

Ejendommens fællesregnskab.

I ejendomskartoteket anvendes (F)Regulering - (F)Fællesregnskab.

Tryk på Hent for at få samlet alle fællesudgiftskonti i den viste tabel. Man har mulighed for at vælge regnskabsåret.

Tryk på Print for at få udskrevet ejendommens fællesregnskab. Den linie, der er valgt i tabellen, er bestemmende for det år, som regnskabet udskrives for.

NB. De konti, der skal medtages i fællesregnskabet, skal alle have kategorien 'Fællesudgift' i kontoplanen.

Fordeling og efterregulering.

I lejemålskartoteket anvendes (F)Lejeregulering - (F)Fællesregnskab. Her findes opsætningen til fællesregnskabet og her genereres en record med forbrug, aconto og regulering for hvert regnskabsår.

En beboer forberedes til fællesregnskabet ved at man indtaster fællesandelen (ved manglende fællesandel bruges alternativt reguleringsarealet). Hvis beboeren skal bidrage til alle fællesudgiftskonti, sætter man mærke i 'Alle konti'. Hvis beboeren IKKE skal bidrage til alle fællesudgiftskonti, indsætter man de aktuelle konti i tabellen til venstre.

NB. Hvis man ønsker at udskrive breve, som anført herunder, vil det være en fordel at indsætte konti i tabellen til venstre, selv om der er sat mærke i 'Alle konti'. Man vil se, at kontooversigten indeholder en regnskabskolonne med ejendomstallene fra det senest afsluttede fællesregnskab. I de standardformularer, som EG Strato leverer til fællesregnskabet, vil denne kontooversigt blive udskrevet.

De anvendte menupunkter er tilgængelige fra ejendomskartoteket og består af følgende:

●     Ejendom - Fællesregnskab - Afslut år for aconto - registrer

●     Ejendom - Fællesregnskab - Afslut år for aconto - bogfør

●     Ejendom - Fællesregnskab - Fordeling

●     Ejendom - Fællesregnskab - Efterregulering

●     Ejendom - Fællesregnskab - Breve

Menupunkterne udføres i den viste rækkefølge og efter at ejendommens fællesregnskab er klargjort.

Ejendom - Fællesregnskab - Afslut år for aconto - registrer.      

Beboerlisten viser de beboere og tomgangslejemål, som EG Strato medtager i kørslen. I beboerlisten har man mulighed for fravalg.

Tryk på Se eller Print for at få vist regnskabsårets samlede acontoopkrævning.

Tryk på Register for at få dannet en record med den samlede acontoopkrævning for hver enkelt beboer. Se (F)Lejeregulering - (F)Fællesregnskab i lejemålskartoteket.

NB. Følgende betingelser er afgørende for om EG Strato medtager en beboer i beboerlisten:

- Beboeren skal have beboet lejemålet i en del af eller i hele regnskabsåret.

- Der medtages et tomgangsløbenummer, hvis lejemålet ikke har været beboet eller kun beboet i en del af regnskabsåret.

- Der skal eksistere en konto med kategorien 'Fællesudgift' i lejemålskartotekets (F)Bogholderi - (F)Kontokort.

- En beboer medtages IKKE, hvis der allerede eksisterer en record for det aktuelle regnskabsår på beboeren.

NB. Der er ingen sammenhæng mellem den konto, der på lejemålets kontokort har kategorien 'Fællesudgift' og de konti, der i ejendommens kontoplan har kategorien 'Fællesudgift'. Principielt skal den konto, der på lejemålet anvendes til acontoopkrævning ikke have nogen kategori i ejendommens kontoplan.

Ejendom - Fællesregnskab - Afslut år for aconto - bogfør.      

Denne funktion er en automatisk bogføringskørsel, der flytter årets acontoopkrævninger fra beboerens fællesudgiftskonto over på kontoen for afsluttet fællesudgift. Ejendommens kontoplan skal have en konto med kategorien 'Afsluttet fællesudgift'.

Afkryds 'Samlet post til afsluttet fællesudgift', hvis der ønskes en samlet post for alle beboerne i ejendommen i stedet for en post pr. beboer.

Tryk på Se rapport eller Print rapport for at få vist en bogføringsrapport.

Tryk på Bogfør for at igangsætte den automatiske bogføring.

NB. Det i bogføringsrapporten viste acontobeløb for beboeren tages fra den ovenfor dannede record i (F)Lejeregulering - (F)Fællesregnskab.

Ejendom - Fællesregnskab - Fordeling.      

Tryk på Se eller Print for at få beregnet regnskabsårets fordeling af fællesudgifter på beboerne.

Tryk på Fordel for at få indlagt de beregnede fællesudgiftsbeløb på hver enkelt beboer. Se (F)Lejeregulering - (F)Fællesregnskab i lejemålskartoteket.

Beregningen styres efter følgende retningslinier:

- Beboerandelen af udgiften på ejendommen er bestemt af den indtastede værdi i feltet 'Fællesandel'. Hvis dette felt er tomt, benyttes reguleringsarealet som beboerandel.

- Når der er mærke i 'Alle konti', bruges den samlede udgift fra alle konti i ejendommens fællesregnskab som beregningsgrundlag.

- Når der IKKE er mærke i 'Alle konti', benyttes de konti, der er anført i beboerens kontotabel. Den samlede udgift i ejendommens fællesregnskab for de anførte konti bruges nu som beregningsgrundlag.

- Endvidere beregnes andelen forholdsmæssigt efter antallet af dage, som beboeren/tomgangsløbenummeret er indgået i regnskabsperioden. Alle måneder regnes til 30 dage.

Ejendom - Fællesregnskab - Efterregulering.      

Indtast dato for opkrævning.

Tryk på Se eller Print for at få vist reguleringsbeløbene på beboerne. Reguleringsbeløbet er differencen mellem det opkrævede acontobeløb og den beregnede fællesudgift. Se (F)Lejeregulering - (F)Fællesregnskab i lejemålskartoteket.

Tryk på Efterreguler for at få flyttet reguleringsbeløbet til opkrævningsspecifikationen (F)Opkrævning - (F)Opkrævningsspecifikation i lejemålskartoteket. Der skal eksistere en konto med kategorien 'Fællesudgiftsregulering' i (F)Bogholderi - (F)Kontokort i lejemålskartoteket.

Ejendom - Fællesregnskab - Breve.      

I dette menupunkt udskrives fællesregnskabet til beboerne med oplysning om beboerens andel af fællesudgifterne, det indbetalte acontobeløb og det reguleringsbeløb, som enten skal tilbagebetales eller efterbetales.

Der udskrives breve til alle de beboere, der er medtaget i kørslen Afslut år for aconto. Der kan anvendes differentierede word-formularer for tilbagebetaling/efterbetaling for aktive beboere og tilbagebetaling/efterbetaling for fraflyttede beboere.

Afkryds Til arkiv hvis hver enkelt brev ønskes gemt på harddisken.