Import til lejemål og medlem/venteliste bruges til indlæsning af oplysninger i kommaseparerede filer til lejemålskartoteket og medlem/ventelisten. Funktionen er specielt beregnet til konvertering af lejemålsdata fra STRATO version 2 til STRATO version 3. Fra hovedmenuen vælges:

 

●     Funktion - Diverse - Import til lejemål

●     Funktion - Diverse - Import til medlem/venteliste

 

DET ER EN FORUDSÆTNING FOR IMPORTFUNKTIONEN, AT ALLE INVOLVEREDE LEJEMÅL OG MEDLEM/VENTELISTEKORT ALLEREDE ER OPRETTET.

 

Der kan endvidere udføres import og eksport af kartotekerne selskab, ejendom og lejemål. Funktionen bruges til flytning af kartotekskort fra én installation til en anden. Filerne er i samme format som STRATO’s database. Fra hovedmenuen vælges:

 

●     Funktion - Diverse - Eksporter selskaber/ejendomme

●     Funktion - Diverse - Importer selskaber/ejendomme

 

 

Opsætning til Import til lejemål.

 

Man starter med at definere den eller de filer, der skal kunne importeres. Man kan definere så mange filer, man ønsker.

 

Navn på filformat:

I tabellen oprettes en ny linie for hvert filformat. Indtast et passende navn.

 

Selskab:

Indtast kun selskabsnummer, hvis der IKKE er selskabsnummer i filen.

 

Ejendom:

Indtast kun ejendomsnummer, hvis der IKKE er ejendomsnummer i filen.

 

Sti og filnavn:

Indtast sti og filnavn på den fil, der skal importeres.

 

Separator:

STRATO vælger som standard ‘,’ (komma).

 

Tekstindikator:

STRATO vælger som standard ’”’ (citationstegn). Et tekstfelt i filrecorden skal starte og begynde med dette tegn.

 

Feltkode:

Indtast feltkode fra lejemålskartoteket eller medlem/ventelisten. Her vælges det felt, som data fra filen skal indsættes i. Brug funktionen VIS FELTER til at finde feltkoden. Brug udklipsholderen til at kopiere feltkoden til feltet. Rækkefølgen af feltkoder skal være den samme som felter i filrecorden, hvor recorden læses fra venstre mod højre.

 

Kode:

Koden bruges udelukkende ved indlæsning af beløb til (F)Opkrævning - (F)Opkrævningsspecifikation. Koden skal være lig med det kontonummer, der identificerer linien i tabellen.

 

 

Import til lejemål.

 

Vælg det ønskede format og dermed den ønskede fil.

 

Tryk på Se… for at få filens rådata op på skærmen.

 

Tryk på Indlæs for at igangsætte indlæsningen til lejemålskartoteket.

 

 

Særlige forhold ved Import til lejemål.

 

I STRATO version 2 skal data udlæses v.hj.af en tom printerdriver med kodekonverteringen

 

91                     e6

9b                     f8

86                     e5

92                     c6

9d                     d8

8f                      c5

Eksempel 1.

 

Listedefinition i Strato version 2 til overførsel af navn og adresse.

 

        Export:

       .L102,”.B101”,”.B102”,”.B103”,”.B104”

 

Overførsel til brevadressen i STRATO version 3.

 

Feltkode 1.                    Lejemaal01_3

Feltkode 2.                    Lejemaal01_21

Feltkode 3.                    Lejemaal01_22

Feltkode 4.                    Lejemaal01_23

Feltkode 5.                    Lejemaal01_24

 

Eksempel 2.

 

Brevdefinition i Strato version 2 til overførsel af kundenummer i PBS-total.

 

.L102,”.dc “

.ss

 

Overførsel til medlemsnummer i lejemålskartoteket i STRATO version 3.

 

Feltkode 1.                    Lejemaal01_3

Feltkode 2.                    Lejemaal01_27

 

Hvis antallet af felter i filrecorden er forskelligt fra antallet af definerede feltkoder, vil indlæsningen IKKE blive udført.

 

Konvertering af dato:

Diverse separatorer bliver erstattet med ‘-‘.

 

Konvertering af kommatal:

Punktum erstattes med komma.

 

Et tekstfelt kan overføres til linie 1 i notatfelter.

 

Fremgangsmåden ved import til medlem/venteliste er den samme som for import til lejemål.

 

 

Eksporter selskaber/ejendomme.

 

Selskab:

Indtast selskabsnummerinterval. I dette menupunkt kræves felterne udfyldt i modsætning til andre menupunkter.

 

Ejendom:

Indtast eventuelt ejendomsnummer. Hvis alle ejendomme i et selskab skal medtages, er det ikke nødvendigt at udfylde feltet.

 

Bogførte poster:

Afkryds her hvis selskabets posteringsdatabase ønskes medtaget.

 

Eksportmappe:

Vælg den filmappe, som den dannede databasefil skal placeres i.

 

Se kontrol:

Udfør denne funktion for at få en liste over de valgte selskaber og ejendomme. Kontroller at listen viser de ønskede ejendomme.

 

Start:

Ved tryk på Start dannes databasefilen med de ønskede selskaber, ejendomme og lejemål (ved valg af en ejendom medtages automatisk alle lejemål i ejendommen). Databasefilen kan ikke dannes, før Se kontrol er udført.

 

Tryk på Afbryd for at forlade billedet.

 

 

Særlige forhold ved Eksporter selskaber/ejendomme.

 

Denne funktion danner databasefiler af alle valgte selskaber og ejendomme. Også alle lejemål til de valgte ejendomme medtages. Man kan nu flytte alle databasefilerne til en anden STRATO installation (brug f.eks. WinZip) og med funktionen Importer selskaber/ejendomme indlæse selskaber, ejendomme og lejemål.

 

I eksportmappen vil man finde følgende 3 grupper databasefiler:

 

                                   _Selskxx.yyy

                                   _Ejendxx.yyy

                                   _Lejerxx.yyy

 

’xx’ repræsenterer et tal og ’yyy’ repræsenterer filtyperne DB, FAM, MB, PX, TV og VAL. Alle de her nævnte filer skal flyttes til en tilgængelig mappe for at Importer selskaber/ejendomme kan udføres i den modtagende STRATO installation.

 

HVIS EN EJENDOM MED LEJEMÅL LÆGGES IND UNDER ET ANDET SELSKABSNUMMER (se Importer selskaber/ejendomme), VIL LEJERENS KUNDENUMMER BLIVE ÆNDRET. HVIS MAN ØNSKER AT KØRE AUTOMATISK KUNDENUMMERÆNDRING MED EN PBS KUNDENUMMERKØRSEL (0603), SKAL MAN FØR EKSPORTFUNKTIONEN UDFØRES HAVE KOPIERET KUNDENUMMERET TIL FELTET ’Medlemsnr.’ I LEJEMÅLSKARTOTEKET. MAN SKAL LIGELEDES HAVE HENTET LEJERNES AFTALENUMMER MED EN PBS AFTALEKØRSEL (0605).

 

 

Importer selskaber/ejendomme.

 

Importmappe:

Vælg den mappe, som databasefilen er placeret i. I det øjeblik feltet forlades, vil selskaberne, der er tilgængelige for import, vises i den venstre tabel og ejendommene til det enkelte selskab vises i den højre tabel.

 

Bogførte poster:

Afkryds her hvis posteringerne ønskes medtaget.

 

Importer:

I de 2 tabeller findes kolonnen ’Importer’. Det enkelte selskab og den enkelte ejendom mærkes til import ved dobbelklik på venstre museknap eller ved tryk på ENTER. Teksten ’OK’ angiver at selskabet/ejendommen er valgt til import.

 

Nyt nr.:

I de 2 tabeller findes kolonnen ’Nyt nr.’. Ved tryk på F5 får man mulighed for at vælge det selskabsnummer/ejendomsnummer, som selskabet/ejendommen skal importeres til. Hvis der ikke vælges noget nyt nummer, bruges det oprindelige nummer.

 

Se kontrol:

Udfør denne funktion for at få en liste over de valgte selskaber og ejendomme. Selskaber og ejendomme, der accepteres til import, mærkes med ’OK’. Selskaber og ejendomme, der ikke accepteres, mærkes med ’AFVIST’.

 

Start:

Ved tryk på Start indlæses de valgte selskaber og ejendomme. Funktionen kan ikke udføres, før Se kontrol er udført. IMPORTFUNKTIONEN KAN IKKE UDFØRES, SÅFREMT DER ER FOREKOMMET EN ELLER FLERE ’AFVIST’-MARKERINGER PÅ KONTROLLISTEN.

 

Tryk på Afbryd for at forlade billedet.

 

 

Særlige forhold ved Importer selskaber/ejendomme.

 

1. Overfør selskab med tilhørende ejendomme og lejemål.

 

Sæt selskab og ejendomme til ’OK’. Selskabet bliver afvist, hvis selskabsnummeret allerede eksisterer. Ved valg af bogførte poster medtages alle poster hørende til selskabet.

 

2. Overfør ejendomme og lejemål til eksisterende selskaber.

 

Sæt ejendomme til ’OK’ (selskaber må IKKE sættes til ’OK’). Vælg selskabsnumre, som eksisterer. Vælg ejendomsnumre, som IKKE eksisterer. Ved valg af bogførte poster medtages alene poster hørende til den enkelte ejendom.