Alle filtyper kan gemmes i STRATO’s database. Således også scannede billeder, fotos og breve. Det forudsættes, at det nødvendige scanneudstyr eksisterer og at benyttelsen af dette er velkendt. Datafiler på harddisken kan gemmes internt i STRATO's database ELLER tilknyttes som eksterne filer. I begge tilfælde registreres filnavnet i en tabel og i begge tilfælde kan man ved at dobbeltklikke på tabellinien få indholdet af filen at se.

  

Det er værd at nævne, at E-mails også kan gemmes i STRATO’s database. Forudsætningen for dette er, at den enkelte E-mail gemmes som en fil. I postprogrammet benyttes funktionen Filer - Gem som… Der vælges en passende mappe og filen gemmes som type ’eml’.  

   

Indsættelse af datafiler kan udføres i alle kartoteker. Find frem til en af følgende tabeller:

 

●     (F)Administrator - (F)Navn - Korrespondance

●     (F)Selskab - (F)Navn - Korrespondance

●     (F)Ejendom - (F)Navn - Korrespondance

●     (F)Lejer - (F)Lejer mm. - Korrespondance

●     (F)Lejemål - (F)Benyttelse - Planer/Dokumenter

●     (Medlem/venteliste) - (F)Husstand - Korrespondance

●     (F)Kreditor - Korrespondance

●     (Bygningsvedligeholdelse) - (F)Aktivitet - Korrespondance

 

Indsæt en ny tom linie i tabellen.

 

Tryk på udvidelsesknappen.

 

Vælg mellem

 

(A)  Gem i database

(B)  Gem i Scanning-mappe

 

(A)  Gem i database.

   

Filen ønskes gemt internt i STRATO's database. I det nye vindue er der følgende 3 værktøjsknapper:

 

Åbn.

Tryk her når en ny datafil skal lægges ind i databasen. I menuen kan man vælge imellem forskellige filtyper. Hvis STRATO registrerer, at det er en billedfil, bliver billedet vist i vinduet. Hvis det ikke er en billedfil, fremkommer teksten ’Den valgte fil kan nu gemmes’.

 

Gem.

Tryk her for at gemme den valgte fil i databasen. Navnet på filen med tilhørende filtype bliver automatisk sat ind i tabellen.

 

Print.

Tryk her hvis billedet ønskes printet.

 

Når en fil bliver gemt i databasen, indgår typebetegnelsen i navnet. DET ER TILLADT AT ÆNDRE FILNAVNET BORTSET FRA FILTYPEN. HVIS FILTYPEN ÆNDRES, VIL FILEN I DATABASEN IKKE KUNNE VISES. Filen kan som nævnt vises ved at man dobbeltklikker på tabellinien. Når filen vises, benytter systemet filtypen til at afgøre, hvilket program filen skal vises i. F.eks. bliver en fil med typen ’doc’ vist i Word, en fil med typen ’xls’ bliver vist i Excel og en fil med typen ’pdf’ bliver vist i Acrobat Reader. Korrelationen mellem filtype og visningsprogram er registreret i Windowsopsætningen og kan ikke styres fra STRATO. Hvis man gemmer en fil med en filtype, der ikke findes i Windowsopsætningen, kan den ikke vises.

 

For filer, der er mærket som billedfiler (filtype: jpg, png, bmp, emf og wmf), findes en alternativ visningsmetode, idet man ved at trykke på udvidelsesknappen får filen vist i det fremkomne vindue.

 

(B)  Gem i Scanning-mappe.

 

Filen ønskes gemt som en selvstændig fil i en scanning-mappe. I den almindelige åbningsmenu vælges filen. Når der trykkes på Åbn, kopieres filen automatisk til STRATO’s scanning-mappe og filnavnet indsættes i tabellens record. Husk at typebetegnelsen skal indgå i filnavnet. Hvis filen allerede ligger i scanning-mappen, vil filnavnet blot blive indsat i recorden. Som nævnt ovenfor dobbeltklikker man på linien, når man senere vil se filen. TYPEBETEGNELSEN I FILNAVNET MÅ IKKE ÆNDRES. 

 

Scanning mapper:

STRATO opretter automatisk de nødvendige scanning-mapper. En scanning-mappe er en undermappe med navnet ’Scanning’ til den angivne Brevmappe i Administrator , Selskabs- og Ejendomskartoteket. Se fanebladet ’Dokumenter’ i pågældende kartotek. Herunder vises sammenhængen mellem kartoteket, hvori filen registreres og kartoteket, hvor brevmappen er angivet:

 

Filen registreres i                                                                      Brevmappen i

 

Administrator                                                                              Administrator

Selskab                                                                                       Selskab

Ejendom                                                                                     Ejendom

Lejemål                                                                                       Ejendom

Medlem/venteliste                                                                     Selskab

Kreditor                                                                                        Administrator

Bygningsvedligeholdelse                                                        Ejendom