Funktionen bruges rutinemæssigt til overførsel af bogførte poster til et eksternt økonomisystem. Vælg følgende punkt fra hovedmenuen:

 

●     Funktion - Transport til finans - Overfør poster

 

Periode:

Systemet foreslår perioden fra sidste transport til dags dato. Perioden kan vælges og ved at udføre funktionen flere gange med samme periode, er det muligt at overføre samme poster flere gange.

 

Opsamling:

Afkryds her hvis der skal medtages ikke før overførte poster fra FØR periodestart.

 

Tryk på Overfør for igangsættese af transporten. Der genereres en fil for hver enkel af de regnskabslinier der er oprettet i opsætningen. Der bliver automatisk sat et mærke på posten i STRATO’s bogholderi, når den er overført. Datoerne for den valgte periode og dags dato registreres i transportopsætningen.

 

 

Før den første transport udføres, skal opsætningen være i orden:

 

1. Vælg finansbogholderi.

 

Sørg for at det benyttede finansbogholderi er udvalgt i feltet ‘Finansbogholderi’ i hovedmenuens Opsætning - Administration - Eksternt bogholderi - (F)Finansbogholderi. Ved brug af Kommunedatas økonomisystem udfyldes ligeledes (F)Kommunefinans.

 

2. Ejendomskartotek.

 

Gå til (F)Bogholderi - (F)Kontoplan. Brug kontoplanen fra det eksterne bogholderi til udfyldelse af felterne ‘Konto i eksternt bogholderi’, ‘Modkonto i eksternt bogholderi’ og ‘Afdeling i eksternt bogholderi’. Afdelingsnumre kan ikke bruges i alle bogholderier. Der overføres kun poster fra de konti, hvor ‘Konto i eksternt bogholderi’ og ‘Modkonto i eksternt bogholderi’ er udfyldt.

 

3. Transport.

 

Opsætningen af den konkrete transport findes i hovedmenuens:

 

●     Funktion - Transport til finans - Opsætning

 

For hvert regnskab i det eksterne bogholderi oprettes en linie i den øverste tabel.

 

Regnskab:

Skriv et selvvalgt navn på regnskabet.

 

Samlepost:

‘ja’: der sammentælles til en enkelt post for hver konto. ‘nej’: posterne overføres uændret fra STRATO’s bogholderi.

 

Startdato:

Der kan ikke indtastes i feltet. Systemet indsætter startdatoen for den senest overførte periode.

 

Stopdato:

Der kan ikke indtastes i feltet. Systemet indsætter stopdatoen for den senest overførte periode.

 

Dato for sidste transport:

Der kan ikke indtastes i feltet. Systemet indsætter dags dato ved den senest udførte transport.

 

Sti og filnavn:

Indtast sti og filnavnet som skal bruges ved transporten til det aktuelle regnskab.

 

For hver enkelt regnskabslinie i den øverste tabel indsættes selskabs- og ejendomsnumre i den nederste tabel. Man fortæller altså hvilke ejendomme i STRATO, der hører til et bestemt regnskab i det eksterne bogholderi.

 

 

Alternativ transport.

 

Som alternativ til den førnævnte transport, der gælder ALLE regnskaber, er der mulighed for at udføre en transport til et enkelt regnskab:

 

Vælg den aktuelle regnskabslinie.

 

Periode:

Indtast startdato og stopdato for perioden hvori posterne skal udvælges.

 

Opsamling:

Afkryds her hvis der skal medtages ikke før overførte poster fra FØR periodestart.

 

Tryk på Overfør for igangsættelse af transporten. Den i regnskabslinien anførte fil genereres. Der bliver automatisk sat et mærke på posten i STRATO’s bogholderi, når den er overført. Datoerne for den valgte periode og dags dato indsættes i de tilhørende felter i regnskabslinien.

 

 

Historik.

 

STRATO registrerer hvornår hver enkelt post er overført. Det er derfor muligt at udtrække data fra de enkelte transporter. Vælg følgende punkt fra hovedmenuen:

   

●     Funktion - Transport til finans - Historik

 

Selskab/Ejendom:

Vælg det ønskede selskabs- og ejendomsinterval.

 

Transportdato:

Vælg et interval (f.eks. en enkelt dag) for de udførte transporter.  

 

Tryk på Se for at producere rapporten med data fra de involverede transporter.

 

 

Arkiv.

 

STRATO gemmer automatisk sikkerhedskopier af de dannede filer i undermappen 'Eksport' til STRATOs arkivmappe med dags dato indsat i filnavnet. Vælg

 

●     Funktion - Transport til finans - Opsætning

 

og benyt funktionsknappen 'Arkiv' for at se sikkerhedskopierne.